1 · Center & Website
Termine raus, Buchungen rein
Kurstermine und freie Plätze auf Ihre Website. Online-Buchungen mit Teilnehmerangaben landen in HEROS – Zuweisung und Nachbearbeitung im Kalender.
2 · Abschluss
Eigene Zertifikate oder externe Prüfung
Eigene Nachweise ausstellen und z. B. zu WINDA hochladen – oder den Kurs als extern markieren (FISAT u. a.), wenn der Prüfer von außen kommt.
3 · Kaufmännisch
Vorkasse, Leihmaterial, Automatik
In den Globalen Einstellungen legen Sie fest, welche Kurspositionen automatisch greifen – Storno, Leih-PSAgA, Unterlagen, Vorkasserechnung und Buchungsfluss.
Webseiten-Sync & Buchung
Termine raus – Buchungen und Teilnehmer rein.
Kurstermine und freie Plätze synchronisieren Sie aus HEROS auf Ihre Website. Bucht ein Kunde dort einen Kurs und gibt Teilnehmer an, landen diese als Teilnehmerbuchungen in HEROS. Im Kalender weisen Sie sie dem Termin zu, bearbeiten sie oder ergänzen Mitarbeitende manuell.
- HEROS → Website: Aus dem Kalender Kurse wählen; optional Preise, Zugangsdaten, Tooltips und Farbschwellen für freie Plätze — HTML-Tabelle landet auf dem Webserver. Immer aktuelle Plätze aus HEROS, keine manuelle Tabelle.
- Website → HEROS: Online-Buchung mit Teilnehmerangaben wird als Buchung im Kursdialog geführt.
- Web-Schalter: Pro Schulung steuern Sie, ob der Termin auf der Website erscheint.
- Kapazität: Max. Teilnehmerzahl; Belegung im Betreff als gebucht/max. — Überbuchung wird sichtbar gekennzeichnet (Hinweis, keine Warteliste).
- Kalender: Ausbilder, Ort und Dispo in derselben Ansicht – siehe Planung & Projekte.
Beispiele öffentlicher Terminübersichten: Steady Climbing · Ausbildung und KSK Industriekletterschule · Termine.
Kursdialog im Kalender
Schulung bearbeiten: Teilnehmer, Belege und Unterlagen an einem Ort.
Im Kalender öffnen Sie den Kursdialog: Ort, Ausbilder, Sichtbarkeit und – wenn gewünscht – die Freigabe für die Website. Die Buchungsliste zeigt Kapazität und Status; Teilnehmer lassen sich zuweisen, bearbeiten, stornieren oder löschen.
Buchungen & Kapazität
Max. Plätze je Kurs; Belegung als Ist/Soll bzw. gebucht/max. im Betreff. Überbuchung wird sichtbar (Hinweis) — ohne separates Wartelisten-Produkt. Status, Beleg und Firma je Buchung.
Modul & Optionen
Pro Buchung das Modul bzw. Level (z. B. FISAT Level 1–3), optional Leih-PSA. Pro Modul können mehrere Zertifikate hinterlegt sein. Kursunterlagen und Zertifikate in verschiedenen Sprachen (z. B. Englisch).
Teilnehmerstammdaten
Profil mit Kontaktdaten, Adresse und WINDA-ID; Bemerkung zur Buchung; Status je Buchung, ob Anmeldebestätigung versandt sowie Zertifikat, Label und Ausweis gedruckt wurden.
Prüfung & Bestehen
Prüfergebnis speichern; gespeicherte Ergebnisse sind gegen unberechtigte Änderungen gesperrt (Korrektur nur mit Sonderrecht). Bei Bestehen entstehen automatisch Zertifikatseinträge an der Person.
Drucken & Versand
Anmeldebestätigungen auf Wunsch automatisch; Teilnehmerlisten für Unterschriften. Zertifikate, Labels und Ausweise nur für bestandene Teilnehmer. Mehrere Zertifikate einer Person gemeinsam per E-Mail versenden.
Dispo daneben
Projekte und interne Vorgänge parallel zum Schulungstermin. Raum oder Gerät für den Kurs sperren Sie auf der Ressourcenzeile — Schulungen tragen keine Arbeitsmittel-Anhängung.
Zwei Wege zum Nachweis
Eigene Zertifikate – oder externe Prüfung.
Nicht jeder Kurs endet mit demselben Nachweis. HEROS unterscheidet klar, ob Ihr Center den Abschluss selbst ausstellt oder ob eine externe Stelle prüft.
Eigene Zertifikate
Nach bestandener Schulung stellen Sie den Nachweis aus Ihrem Betrieb aus. Optional laden Sie ihn bei WINDA hoch – die Zertifikate sind danach dort abrufbar. Vorlagen kommen aus dem Designer.
- Layouts und Logos im Designer (Basisversion)
- Bei Bestehen: Zertifikatseinträge automatisch an der Person; Druck von Zertifikat, Label und Ausweis nur für Bestanden
- Mehrere Zertifikate pro Kursmodul möglich; gemeinsamer E-Mail-Versand aus der Personenakte
- Upload zu WINDA für GWO-bezogene Abschlüsse
- Ablauf-Erinnerung per E-Mail an Teilnehmer
Externe Prüfung
Kurse können als extern markiert werden – typisch bei FISAT. Der Prüfer kommt von außen; Termin, Teilnehmer und Nachweis bleiben in HEROS nachvollziehbar.
- Kurs ohne festen internen Prüfer möglich
- Nachweis an Person und Vorgang
- Fristen fließen in die Einsatzplanung ein (Warnung)
Fremdzertifikate für Großkunden lassen sich einbinden – etwa wenn Auftraggeber eigene Nachweisvorlagen mitbringen. HEROS ist keine Zertifizierungsstelle.
Globale Zertifikateverwaltung
Zertifikatstypen zentral pflegen – inkl. Abhängigkeiten und Voraussetzungen.
Im Stamm legen Sie fest, welche Zertifikatstypen Ihr Center führt: Kürzel, offizieller Titel, Gültigkeit in Monaten oder unbegrenzt, optionaler Bezug zu GWO/WINDA sowie Kennzeichnung als Auffrischung oder als extern erstellt (ohne eigenen Druck). Dazu pflegen Sie Abhängigkeiten und Voraussetzungen zwischen Typen – damit Modulketten und Kursvoraussetzungen im Stamm stehen, nicht nur in Excel.
- Abhängigkeiten & Voraussetzungen: definieren, welche Nachweise vor einem Kurs oder einem weiteren Zertifikat vorliegen müssen – inklusive typischer Modul- und GWO-Ketten.
- Enthaltene Zertifikate: Typen zu Paketen bündeln (welche Teilnachweise zu einem Abschluss gehören).
- Druckangaben: Vorschriften, Untertexte und Titel in verschiedenen Sprachen (z. B. Englisch) für eigene Zertifikatsausdrucke.
- Extern ohne Druck: Typen markieren, die Sie nicht selbst ausdrucken – etwa wenn der Nachweis von außen kommt.
GWO und WINDA: eigene Zertifikate hochladen, Refresher im Sync
Schulungsanbieter können mit HEROS ihre eigenen Zertifikate bei WINDA hochladen. Bestehen die Schulungsteilnehmer, sind die Zertifikate direkt bei WINDA abrufbar. Der Abgleich kennt Refresher: wer erneuert hat, bleibt einsatzfähig. HEROS erinnert Ihre Schulungsteilnehmer, wenn Zertifikate ablaufen; die Erinnerungs-Mail kann automatisiert verschickt werden.
WINDA-Abgleich inkl. Refresher
Kursstämme und Delegierte werden abgeglichen. Refresher-Äquivalenz erkennt Basis und Auffrischung (z. B. MH ↔ MHR). Freigabe nur gültiger Entwürfe; verständliche Fehlermeldungen statt Rohdaten.
Eigene Zertifikate bei WINDA
Upload als Charge; nach Bestehen abrufbar. Widerrufene Chargen lassen sich nicht erneut kaufen; schlägt ein Upload fehl, bleibt die Kopplung zur Charge erhalten. Offene Uploads/Freigaben sind als „GWO-Aktion nötig“ in Personen- und Kalendermodul sichtbar.
Erinnerung vor Ablauf
HEROS erinnert Teilnehmer vor Ablauf; die Mail kann automatisiert verschickt werden. Test- und Produktivumgebung sind getrennt.
Im Schulungsalltag
- Eigene Zertifikate der Schulungsanbieter bei WINDA hochladen; nach Bestehen direkt dort abrufbar.
- Externe Prüfungen (z. B. FISAT) separat markieren – Prüfer von außen, Nachweis in HEROS.
- Widerrufene Chargen bleiben geschlossen; fehlgeschlagene Uploads setzen Sie an derselben Charge fort.
- Personen ohne gültiges Zertifikat erscheinen in der Erinnerungsliste; die Erinnerungs-Mail kann automatisiert verschickt werden.
Kurse speichern Sie auch ohne festen Trainer – etwa bei externer Leitung.
Designer · Basisversion
Eigene Zertifikatsdesigns – bereits in der Basisversion.
HEROS hat einen eigenen Designer an Bord. Er ist in der Basisversion enthalten (Start, ab 149 €) – kein Zusatzmodul und nicht hinter Operations oder Performance gesperrt. Schulungsunternehmen legen damit eigene Layouts an, laden Logos hoch und führen beliebig viele Zertifikatsvorlagen.
- Eigene Designs anlegen: Layouts für die Zertifikate, die Ihr Schulungsbetrieb ausstellt.
- Logos hochladen: Ihr Erscheinungsbild auf den Vorlagen.
- Beliebig viele Zertifikatsvorlagen: so viele eigene Vorlagen, wie Ihr Angebot braucht – ohne praktisches Limit.
- Fremdzertifikate: Vorlagen und Nachweise für Großkunden einbinden, ohne den Stamm zu verbiegen.
Die Vorlagen dienen der Gestaltung Ihrer Nachweise. HEROS ist keine Zertifizierungsstelle.
Globale Einstellungen
Positionsautomatik, Vorkasse und Buchung – einmal definiert.
In den Globalen Einstellungen steuern Sie, welche Sonstigen Positionen bei Kursen automatisch greifen und wie Belege aus dem Kursdialog entstehen.
- Positionsautomatik: Stornogebühr, Leih-PSAgA (Leihausrüstung), multilinguale Unterlagen, Wochenendzuschlag – jeweils einer Sonstigen Position zuordenbar.
- Storno je Buchung: Stornogebühr wird als eigene Position im Folgebeleg / in der Abrechnung geführt.
- Teilabrechnung: Schulungsplätze über die Auftragsbestätigung abrechnen (nur noch offene Mengen / Delta) — inkl. optionaler Vorkasse.
- Vorkasserechnung: optional automatisch Entwürfe, wenn Sie den Kursdialog schließen.
- Buchungsautomatik: Belegtypen RE und RK in die Buchhaltung überführen.
So landen Leihmaterial und Zuschläge dort, wo die Website sie schon ausweist – konsistent vom Termin bis zur Rechnung. Randnotiz: Ausgangsrechnungen ohne Schulungspositionen können Sie als Entwurf speichern — Details unter Buchhaltung & Belege.
Das HEROS‑Versprechen
Nischen-Expertise statt generischer Checklisten.
In der Höhenarbeit entscheiden Details: PSAgA‑Prüflogik, Qualifikationsketten, Rettungskonzepte, Rollen im Einsatz und belastbare Nachweisführung. HEROS ist dafür gebaut – nicht als nachträglich angepasstes „All‑Purpose“-System.
Hosting in Deutschland
Datenschutz als Standard
Auditierbare Prozesse
Europäische DNA
- DSGVO‑konform – Datenschutz als Standard, nicht als Add‑on.
- Lokaler Support und klar nachvollziehbare Prozesse.
- Nationale Besonderheiten abbildbar (z. B. deutsche DGUV‑Regelwerke) – ohne Medienbrüche.
Vertiefung im Handbuch: Zertifikatsmanagement und Compliance
Häufige Fragen
FAQ zu Zertifikaten & Schulungsmanagement
Antworten zu Webseiten-Sync, eigenen und externen Zertifikaten, Abhängigkeiten, WINDA, Designer und Kurs-Automatiken – für Schulungsleiter und Center-Betreiber.
Wie kommen Kurstermine von HEROS auf die Website – und Buchungen zurück?
Aus dem Kalender wählen Sie Kurse, steuern Preise, Zugangsdaten, Tooltips und Farbschwellen für freie Plätze und legen eine HTML-Tabelle auf den Webserver. Pro Schulung steuert der Web-Schalter die Sichtbarkeit. Bucht ein Kunde auf der Website und gibt Teilnehmer an, landen die Buchungen in HEROS. Die Plätze kommen immer aus HEROS — keine manuelle Tabelle.
Was lässt sich im Kursdialog im Kalender steuern?
Kapazität als gebucht/max. mit sichtbarem Überbuchungs-Hinweis; Modul/Level (mehrere Zertifikate möglich); Prüfergebnis speichern und gegen unberechtigte Änderungen sperren; bei Bestehen automatische Zertifikatseinträge; Anmeldebestätigungen auf Wunsch automatisch; Teilnehmerlisten; Zertifikate, Labels und Ausweise nur für Bestanden; gemeinsamer E-Mail-Versand mehrerer Zertifikate; WINDA-ID am Teilnehmer.
Können Schulungen mit eigenen Zertifikaten oder als externe Prüfung laufen?
Beides. Schulungen können mit eigenen Zertifikaten abgeschlossen und zum Beispiel bei WINDA hochgeladen werden – nach dem Bestehen sind sie dort abrufbar. Alternativ markieren Sie die Schulung als extern, etwa FISAT: Der Prüfer kommt von außen, der Nachweis bleibt an Person und Vorgang in HEROS. HEROS ist keine Zertifizierungsstelle.
Wie arbeitet HEROS mit GWO und WINDA?
Eigene Zertifikate laden Sie bei WINDA als Charge hoch; nach Bestehen sind sie dort abrufbar. Der Abgleich kennt Refresher-Äquivalenz (z. B. MH ↔ MHR). Freigabe nur gültiger Entwürfe; widerrufene Chargen nicht erneut kaufen; bei Upload-Fehler bleibt die Chargen-Kopplung. Offene Uploads/Freigaben erscheinen als „GWO-Aktion nötig“. Test- und Produktivumgebung sind getrennt. HEROS erinnert Teilnehmer vor Ablauf.
Was steuert die globale Zertifikateverwaltung in HEROS?
Im Zertifikatstamm pflegen Sie Typen mit Kürzel, offiziellem Titel, Gültigkeit in Monaten oder unbegrenzt, optionalem GWO/WINDA-Bezug, Kennzeichnung als Auffrischung oder als extern erstellt (kein Druck), Abhängigkeiten und Voraussetzungen zwischen Typen (z. B. Modul- und GWO-Ketten), enthaltenen Zertifikaten sowie Drucktexten (Vorschriften, Untertexte) in verschiedenen Sprachen. HEROS ist keine Zertifizierungsstelle.
Ist der Designer für eigene Zertifikate in der Basisversion enthalten?
Ja. HEROS hat einen eigenen Designer an Bord; er gehört zur Basisversion (Start, ab 149 €) und ist kein Zusatzmodul. Sie legen eigene Designs an, laden Logos hoch und führen beliebig viele Zertifikatsvorlagen. Fremdzertifikate für Großkunden lassen sich einbinden. HEROS ist keine Zertifizierungsstelle.
Was lässt sich in den Globalen Einstellungen für Kurse steuern?
Die Positionsautomatik (Stornogebühr, Leih-PSAgA, multilingual, Wochenendzuschlag), Stornogebühr je Buchung als eigene Position im Folgebeleg, Teilabrechnung von Schulungsplätzen über die Auftragsbestätigung, optionale Vorkasse beim Schließen des Kursdialogs sowie die Buchungsautomatik für RE und RK.
Wie verhindert HEROS, dass Mitarbeiter mit abgelaufenen Zertifikaten eingesetzt werden?
Über den Zertifikatmanager mit sicherheitsgerichteter Disposition. HEROS überwacht Fristen für G41-Untersuchungen, Ersthelfer-Kurse sowie FISAT-, IRATA- und GWO-Zertifikate. Bei der Einsatzplanung im Kalender warnt das System, wenn ein Mitarbeiter ohne gültige Qualifikation eingeplant wird.
PSAgA-Prüfung & Lager: FAQ Lagermanager
Preisgestaltung
Sie zahlen nur, was Sie wirklich nutzen.
HEROS ist modular aufgebaut: Der Kalender ist immer dabei, Power-Module schalten Sie nur bei echtem Bedarf dazu.
Für GeschäftsführungFür Assistenz & Buchhaltung
Fokus auf Marge, Risiko und Steuerbarkeit: Sie investieren gezielt in Module, die Haftung senken und Prozesse nachweisbar stabilisieren.
Das Herzstück
Volle Kontrolle ab dem ersten Tag.
Jedes HEROS-Paket startet mit unserem intelligenten Zentral-Kalender. Er ist das Gehirn Ihres Betriebs und verbindet Ihre kaufmännische Planung mit der Realität auf der Baustelle.
- Inklusive: Angebot- & Auftragswesen
- Inklusive: Drag & Drop Projektplanung
- Inklusive: Mitarbeiter-Stammdaten
- Inklusive: Basis-Zertifikatsliste
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Preis-Anker
ab 149 €
mtl. Grundgebühr
Die Power-Module
Ihr Turbo für Effizienz.
Klicken Sie ein Modul an und sehen Sie direkt: Was bringt es im Büro und was passiert technisch im Hintergrund?
WINDA-Live-Schnittstelle
GF · GWO-Zertifikate automatisch prüfen
KI-Gefährdungsermittlung & GBO
GF · Risiken per Foto erkennen
Geo-Spesen & Mehraufwand
GF · Fahrtzeiten und Pauschalen automatisch
Smart Accounting & Bankabgleich
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Stellen Sie sich Ihr HEROS zusammen.
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Schritt 1: Teamgröße wählen
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Schritt 2: Module wählen
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Schritt 3: Sofort-Preis
Unverbindliche Schätzung auf Monatsbasis.
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Häufige Fragen
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Was ist immer im Basis-Paket enthalten?
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HEROS wird auf Servern in Deutschland betrieben und ist DSGVO-konform nutzbar. Gleichzeitig unterstützt die Software GoBD-konforme Abläufe durch nachvollziehbare Belegprozesse, revisionssichere Historien und klare Rollen- und Freigabelogik.
Für Entscheider:innen, die Verantwortung tragen
„Unser Ziel ist simpel: Kein Einsatz soll mehr daran scheitern, dass ein Zertifikat, eine PSA‑Prüfung oder ein Beleg übersehen wurde.“
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