Wenn „Standard-ERP“ an Ihrem Profil scheitert – und wie HEROS weiterdenkt
Mit einem klassischen Standard-ERP (etwa reine Handels- oder reine Buchhaltungssoftware) stoßen viele Betriebe mit Ihrem Profil häufig an Grenzen. Das liegt nicht an „schlechter Software“, sondern an einer extremen Branchen-Mischform: Sie verbinden Dienstleistung, Event/Schulung und Gefahrgut- und Sicherheitshandel – während klassische Systeme typischerweise für einen Schwerpunkt gebaut sind (reiner Handel oder reine Produktion).
HEROS ist genau für dieses Zusammenspiel gedacht: ein durchgängiges ERP mit Speziallogik für PSA, Prüffristen, Qualifikationen, Mobile und verkaufbare Termine – statt drei Insellösungen neben dem Kassenbuch.
Das Drei-Welten-Problem im Datenmodell
Ein Standard-ERP kennt Kunden und Artikel – bei Ihnen muss ein „Artikel“ aber völlig unterschiedliche Logiken tragen können:
Handel: physischer Karabiner mit Einkaufspreis und Lagerplatz.
Schulungszentrum: ein Event-Sitzplatz zu einem Datum mit begrenzter Teilnehmerzahl und Raumbelegung.
Baustelle: eine Dienstleistungsstunde eines Kletterers, gekoppelt an seine Qualifikation.
Diese drei Welten lassen sich in einer klassischen Maske kaum ohne massive, teure Sonderprogrammierung abbilden. Das Risiko: Fehlanpassungen, Projektverzögerungen und explodierende Kosten durch Über-Anpassung („Over-Customization“).
Wiederkehrende Prüffristen (DGUV) – nicht „nach Auslieferung erledigt“
Klassische ERPs beherrschen oft den Verkauf bis zur Auslieferung – danach gilt der Vorgang für das System als abgeschlossen.
Ihr Bedarf: Nach Verkauf oder Nutzung auf der Baustelle tickt die gesetzliche Uhr für die jährliche PSAgA-Prüfung nach DGUV-Grundsatz 312-906.
Das typische Scheitern: Ein Standard-ERP hat keine integrierten Fristenwächter für beim Kunden verbleibendes Eigentum. Automatische Erinnerungen ein Jahr später oder rechtssichere, mobile Prüfformulare beim Kunden vor Ort sind dort keine Kernfunktion – oft bleibt nur wieder eine externe Insellösung.
Mitten im Profil
Handel, Schulung und Baustelle überschneiden sich – genau dort reißen klassische ERP-Masken auf.
Ressourcenplanung mit Kalender – aber ohne Einsatzfähigkeit nach Qualifikation
Normale Projektmodule teilen Personal nach der verfügbaren Arbeitszeit ein („Herr Müller hat am Dienstag noch acht Stunden frei“).
Ihr Bedarf: Im Industrieklettern entscheiden Sicherheitsstufen und Nachweise – etwa FISAT/IRATA Level für Aufsichtsführende oder die medizinische G 41 – über die Einsatzfähigkeit.
Das Risiko: Fehlen diese Kriterien im Kern-Datenmodell, plant das System Personen ein, die für Seilarbeit oder Windkraft rechtlich nicht freigegeben sind – mit Baustellenstopps oder Haftungsrisiken als Folge.
Mobile Apps für Büros – nicht für Funklöcher und Baustellen
Viele ERP-Anbieter liefern moderne Web-Apps – ausgelegt auf Büro oder klassischen Außendienst.
Ihr Bedarf: Teams auf Baustellen (Offshore, Brücken, Schächte) arbeiten regelmäßig ohne stabiles Netz. Arbeitszeiten, PSA-Ausgaben und digitale Unterschriften müssen offline zuverlässig erfasst und später synchronisiert werden können.
Das typische Scheitern: Speichern scheitert beim Netzverlust – Daten gehen verloren, die Akzeptanz am Einsatzort bricht ein. HEROS setzt hier auf mobile Workflows, die für diese Realität gebaut sind – nicht nur für WLAN im Büro.
Offline, Qualifikation, Kanäle
Wo Kalender allein nicht reicht und das Netz ausfällt, braucht es Datenmodelle und Apps für echte Einsatzrealität – nicht nur Büro-WLAN.
Umsetzung & Schnittstellen
Individualität ist kein Fremdwort – wir bauen, was ihr braucht
HEROS ist als Plattform darauf ausgelegt, mit euren Prozessen mitzuwachsen – nicht umgekehrt. Schnittstellen (APIs, Importe/Exporte, Shop, DATEV, Branchentools und vieles mehr) können wir projektabhängig konzipieren und umsetzen, sobald Anforderungen und Aufwand klar benannt sind.
Im Kern gilt: Was sich technisch vertretbar und für euren Betrieb sinnvoll darstellt, können wir grundsätzlich so abbilden, wie ihr es braucht – vom Feld über das Lastenheft bis zur Abnahme. Kein „take it or leave it“, sondern eine ehrliche Einordnung im Gespräch.
Updates & gemeinsame Weiterentwicklung: HEROS soll permanent besser werden und sich an die Anforderungen aus der Praxis anpassen – nicht nur einmalig beim Go-live. Deshalb kommen viele Funktionen, Verbesserungen und Korrekturen fortlaufend per Update; sie werden allen Nutzerinnen und Nutzern bereitgestellt, soweit sie zu eurem Produkt-/Modulpaket gehören. So zieht die gesamte HEROS-Gemeinschaft mit, statt dass Einzelprojekte die Basis alleine weiterziehen müssen.
Kosten: Auf Wunsch geben wir euch eine Kosteneinschätzung zu Schnittstellen, Migration und Einführung – orientiert an Aufwand und Prioritäten. Alles bleibt unverbindlich, bis ihr bewusst „go“ sagt; vorher ist es eine Orientierung, kein Vertrag.
Onboarding
Onboarding – sauber, effizient und transparent
Wir können Dir nicht alles abnehmen: Ein ERP-Wechsel bleibt Arbeit für Dein Team – Datenqualität, Entscheidungen zu Prozessen und Zeit im Alltag sind echte Ressourcen. Was wir wollen: Dir den Start so ruhig und strukturiert wie möglich zu machen. Dazu gehört ein gemeinsames Bild von Ausgangslage, bestehenden Tools und Prioritäten – klassisch im Format eines Lastenhefts, ohne dass Du erst extern teure Workshops brauchst, nur um den Überblick zu sortieren.
Lastenheft
Schnell, erreichbar – und ohne Meeting-Marathon zum Start
Wir sind zügig unterwegs und bleiben für euch ansprechbar: Rückfragen und nächste Schritte sollen nicht in der Warteschleife hängen bleiben. Unser Anspruch ist, eure Zeit zu schonen.
Darum geben wir im Vorfeld so viele Informationen und Entscheidungsgrundlagen wie möglich – gemeinsam mit dem Lastenheft-Selbstcheck und dem Gespräch – damit das Onboarding nicht aus einer Reihe von Folgeterminen besteht, sondern ihr sofort loslegen könnt, sobald die Basis steht (statt erst „Meeting fünf von fünf“).
Mit dem HEROS-Handbuch wollen wir Schulungsaufwand und Nachfragen im Alltag minimieren: nachvollziehbar dokumentiert statt endloser Einweisungsrunden – wo ein guter Leitfaden mehr bringt als noch ein Termin.
Im Formular findest du den typischen Aufbau eines ERP-Lastenhefts mit aufklappbaren Kapiteln. Wo es sinnvoll ist, tragt ihr per Auswahl ein, welche Software ihr heute nutzt – besonders bei der IT-Infrastruktur sind oft mehrere Personen beteiligt (IT, Buchhaltung, Einkauf, Geschäftsführung). Ladet den Stand am besten als Datei herunter, verschickt sie intern im Team, ergänzt gemeinsam und exportiert bei Bedarf eine neue Version. Nichts wird automatisch an uns übermittelt.
Im Team weitergeben
Die heruntergeladene .txt-Datei ist bewusst ein einfaches Format: Ihr könnt sie per Firmen-E-Mail an Kolleginnen und Kollegen schicken, in Meetings durchgehen oder in eurer Cloud ablegen. Wer nur einen Teilbeitrag leistet (z. B. nur IT-Infrastruktur), trägt nach Rücksprache nach – bis eine konsolidierte Fassung für die Kontaktaufnahme bei HEROS entsteht.
Lastenheft in Kürze
Ein Lastenheft beschreibt strukturiert, was die Software für Ihr Unternehmen leisten muss – nicht wie sie es technisch umsetzt (das wäre das Pflichtenheft). So bleiben Erwartungen und Prioritäten für alle Beteiligten greifbar.
Nächster Schritt
Vom Lastenheft bis zur Schnittstelle – gemeinsam geplant
PSA-Prüfzyklen, Qualifikationen, Schulungsplätze oder individuelle Anbindungen: Wir zeigen, wie HEROS eure Prozesse bündelt und welche Schnittstellen & Erweiterungen für euren Fall infrage kommen. Die Plattform entwickeln wir weiter – mit Updates, von denen alle profitieren, die HEROS einsetzen. Auf Wunsch mit Kosteneinschätzung – durchweg unverbindlich, bis ihr es fest zieht.
Wir sind schnell und ansprechbar, sparen euch Zeit mit viel Klarheit vor dem Start – damit ihr nicht erst durch viele Runden müsst, sondern zügig loslegen könnt. Das HEROS-Handbuch soll Schulungsbedarf im Betrieb möglichst klein halten.
