1 · Planen
Kurse, Trainer und Räume
Kurstermine stehen im Zentral-Kalender neben Projekten. Räume und Hallen haben als Arbeitsmittel eigene Zeilen – per Block-Termin reserviert, ohne Doppelbelegung.
Ausgangslage
Ein Kurs, viele Listen – oder ein System.
In vielen Schulungsbetrieben liegt jeder Arbeitsschritt woanders: Termine im Kalender, Anmeldungen im Postfach, Teilnehmer in einer Tabelle, Zertifikate in einer Vorlagendatei, Rechnungen im Buchhaltungsprogramm. In HEROS laufen Kurstermin, Teilnehmer, Zertifikat und Beleg in einem System zusammen.
2 · Buchen lassen
Website und Kundenportal
Termine und freie Plätze gehen auf Ihre Website. Firmenkunden buchen im Kundenportal; Ihr Büro übernimmt die Anfragen.
3 · Abschließen
Zertifikat und Rechnung
Zertifikate nur für bestandene Teilnehmer, Ablaufdatum an der Person, Rechnung und DATEV-Export im selben System.
Kursverwaltung & Raumplanung
Kurse und Räume planen.
Aus dem Kurskatalog legen Sie Termine an. Kurse stehen im Zentral-Kalender neben Projekten und internen Terminen.
- ✓Kurskatalog: Ihre Schulungen als Stamm, aus dem Sie Termine planen.
- ✓Mehrtägige Kurse: Haupttermin plus Folgetage, zusammen geplant.
- ✓Trainer je Kurs: jeder Termin trägt seinen Trainer.
- ✓Kapazität: gebucht/maximal am Termin; eine Überbuchung wird als Hinweis angezeigt.
- ✓Räume und Hallen: als Arbeitsmittel eigene Kalenderzeilen, per Block-Termin reserviert und gegen Doppelbelegung geschützt.
Mehr zum Kalender unter Planung & Projekte.
Online-Buchung für Firmenkunden
Termine auf die Website, Buchungen über das Kundenportal.
Ihre Kurstermine kommen per FTP oder Web-API auf die eigene Website. Buchen können Firmenkunden im Kundenportal, das Ihre Website verlinkt.
Buchen, umbuchen, stornieren
Firmenkunden buchen Schulungen online, buchen auf einen anderen Termin um oder stornieren – mit der hinterlegten Stornogebühr.
Teilnehmer an- und abmelden
Die Firma meldet ihre Mitarbeitenden selbst an und ab, sieht ihre Buchungshistorie und lädt Zertifikate herunter.
Ihr Büro entscheidet
Jede Eingabe im Portal ist eine Anfrage. Im Fenster „Web-Anfragen“ übernimmt Ihr Büro sie in HEROS oder lehnt sie ab.
Zugang nur per Einladung
Die Einladung kommt aus HEROS. Das Portal ist nur für Firmenkunden, eine offene Registrierung gibt es nicht.
Ihr Logo, Ihre Farben
Das Portal trägt Logo und Farben Ihres Hauses und hat eine eigene Adresse, auf die Ihre Website verlinkt.
Zusatzleistungen und API
Leihausrüstung (PSAgA), englische Unterlagen oder Wochenendaufpreis wählt der Kunde, wenn Sie sie für das Kursmodul anbieten. Hinter dem Portal steht eine öffentliche, dokumentierte API (OpenAPI).
Das Kundenportal ist neu und als Lizenzmodul erhältlich. Mehr dazu: Kundenportal im Schulungsmanagement und Schulungstermine auf die Website.
Zertifikatsverwaltung
Zertifikate ausstellen – und an den Ablauf erinnern.
Anmeldebestätigungen, Teilnehmerlisten, Zertifikate, Labels und Ausweise erstellen Sie aus eigenen Vorlagen im Report-Designer. Gedruckt wird nur für Teilnehmer, die bestanden haben.
- ✓Eigene Vorlagen: Anmeldebestätigung, Zertifikat, Label und Ausweis im Report-Designer gestalten.
- ✓Automatisch bei bestanden: „bestanden“ stellt die Personen-Zertifikate mit Gültigkeit aus – wer nicht bestanden hat, bekommt keins.
- ✓Etiketten und Ausweise: Etiketten mit QR-Code und Ausweiskarten mit Foto, mit Druckstatus je Teilnehmer.
- ✓Anmeldebestätigung und Teilnehmerliste: je Firma als PDF per Mail, Teilnehmerliste mit Warnung bei offener Vorkasse.
- ✓Ablaufdatum je Person: Zertifikate hängen an der Person, nicht an einer Liste.
- ✓Erinnerungsassistent: drei Monate vor Ablauf eine Erinnerung an die Firma, die den Kurs gebucht hat – über den passenden Ansprechpartner, mit eigener Seite zur Kursauswahl und 28 Tagen Sperre gegen doppelte Mails.
- ✓GWO/WINDA für Trainingszentren der Windbranche: Zertifikate als Training Provider hochladen und kaufen; HEROS gleicht alle 24 Stunden mit WINDA ab und zeigt je Zertifikat ein Statussymbol.
HEROS ist keine Zertifizierungsstelle. Details unter Schulungs- und Zertifikatsmanagement.
Kursverwaltung mit Buchhaltung
Abrechnung und Buchhaltung im selben System.
Aus der Kursbuchung werden Belege, aus den Belegen Buchungen. Eine Schnittstelle zwischen Seminarverwaltung und Buchhaltungsprogramm entfällt.
Belege für Firmenkunden
- ✓Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung
- ✓Teilabrechnung von Kursplätzen gegen die Auftragsbestätigung
- ✓Vorkasse
- ✓Stornogebühr nach Staffel, automatisch als eigene Rechnungsposition
- ✓Rabatt je Firmenkunde
Buchhaltung und Bank
- ✓DATEV-Export im EXTF-Format, SKR03 oder SKR04
- ✓E-Rechnung als XRechnung und ZUGFeRD
- ✓Bankanbindung über FinTS mit Abgleich offener Posten
- ✓Überweisungsassistent
Mehr unter Buchhaltung & Belege.
Lager & Personal
Material, Leihausrüstung und Trainerzeiten.
Was im Kurs gebraucht und verliehen wird, führen Sie im Lager von HEROS. Die Arbeitszeit von Trainern und Personal erfasst das Lizenzmodul Zeitkonto.
Schulungsmaterial
Material für die Ausbildung führen Sie im Lager unter dem Lagertyp Ausbildung.
Leihausrüstung und PSAgA-Prüfbuch
Leihausrüstung für Teilnehmer führen Sie im Lager; jede PSAgA hat ihr Prüfbuch je Seriennummer. Siehe Lager & PSA-Prüfung.
Zeitkonto für Trainer
Trainer und Personal stempeln im HEROS-Client, in der App ROPE-TIME für iOS und Android oder am Kiosk. Siehe Mobile Zeiterfassung.
Für wen
Für Schulungsanbieter mit Firmenkunden.
HEROS passt, wo Präsenzschulungen für Unternehmen stattfinden, Nachweise ablaufen und neu gebucht werden und die Abrechnung an Firmen geht.
Arbeitsschutz und Ersthelfer
Wiederkehrende Schulungen für Firmenkunden, Anmeldebestätigungen und Erinnerung vor dem Ablauf eines Nachweises.
Höhenrettung und PSAgA
Kurse in Halle und Übungsanlage, Leihausrüstung für Teilnehmer und das PSAgA-Prüfbuch je Seriennummer.
GWO- und FISAT-Schulungen
Mehrtägige Kurse, eigene Zertifikate und für GWO der Upload als Training Provider samt WINDA-Abgleich.
Stapler und Kran
Kurstermine mit Trainer und Raum, eigene Zertifikate aus dem Report-Designer und Ablaufdatum je Person.
Brandschutz
Schulungen für Firmenkunden, Online-Buchung im Kundenportal und Abrechnung mit Rabatt je Firma.
Akademien und Weiterbildungsträger
Kurskatalog, Räume und Hallen im Kalender, Teilnehmerverwaltung und Buchhaltung mit DATEV-Export.
Windows-Client & Preise
Ab 149 € pro Monat zzgl. 29 € je Nutzer.
HEROS läuft als Windows-Client. Lizenzmodule wie Kundenportal oder Zeitkonto schalten Sie nach Bedarf dazu.
Alle Pakete und Module mit Preisen finden Sie auf der Preisseite.
Zu den PreisenHäufige Fragen
FAQ für Schulungsanbieter und Akademien
Welche Aufgaben eines Schulungsanbieters deckt HEROS — Workforce Safety ERP ab?
Kurskatalog und mehrtägige Kurstermine im Zentral-Kalender, Räume und Hallen mit Schutz vor Doppelbelegung, Teilnehmer und Trainer, eigene Zertifikate mit Ablaufdatum und Erinnerung, Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung sowie die Buchhaltung mit DATEV-Export, XRechnung/ZUGFeRD und Bankabgleich über FinTS – in einem System.
Können Firmenkunden Schulungen online buchen?
Ja, mit dem Lizenzmodul Kundenportal. Firmenkunden buchen dort Schulungen, stornieren, buchen um, melden Teilnehmer an und ab, sehen ihre Historie und laden Zertifikate herunter. Der Zugang entsteht nur per Einladung aus HEROS und nur für Firmenkunden. Jede Eingabe ist eine Anfrage, die Ihr Büro im Fenster „Web-Anfragen“ übernimmt oder ablehnt.
Wie kommen unsere Kurstermine auf die Website?
Auf zwei Wegen: HEROS lädt per Klick eine HTML-Tabelle mit Terminen, Preisen und freien Plätzen per FTP auf Ihren Webserver, oder Ihre Website liest die Kursdaten per Web-API direkt aus HEROS. Das Kundenportal hat eine eigene Adresse und wird von Ihrer Website verlinkt.
Wie behält HEROS ablaufende Zertifikate im Blick?
Jede Person führt ihre Zertifikate mit Ablaufdatum. Der Erinnerungsassistent schreibt drei Monate vor Ablauf die Firma an, die den Kurs gebucht hat – über den passenden Ansprechpartner, mit eigener Seite zur Kursauswahl. GWO-Zertifikate gleicht HEROS alle 24 Stunden mit WINDA ab und zeigt je Zertifikat ein Statussymbol.
Wie rechnet HEROS Schulungen ab?
Über Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung. Kursplätze lassen sich gegen die Auftragsbestätigung teilweise abrechnen, Vorkasse ist möglich, eine Stornogebühr erscheint als eigene Rechnungsposition, und je Firmenkunde gilt ein eigener Rabatt. Die Buchhaltung läuft im selben System, mit DATEV-Export im EXTF-Format für SKR03 oder SKR04.
Bietet HEROS E-Learning?
Nein. HEROS verwaltet Präsenzschulungen, Teilnehmer, Zertifikate und Abrechnung. Eine Lernplattform oder ein virtuelles Klassenzimmer gehört nicht dazu.
Auf welchem System läuft HEROS, und was kostet es?
HEROS ist ein Windows-Client. Die Preise beginnen bei 149 € pro Monat zzgl. 29 € je Nutzer; Lizenzmodule wie Kundenportal oder Zeitkonto kommen nach Bedarf hinzu. Details stehen auf der Preisseite.
Demo
Sehen Sie Ihre Schulungsverwaltung in HEROS.
Wir zeigen Ihnen Kursplanung, Kundenportal, Zertifikate und Abrechnung an Ihrem Schulungsangebot.