Zertifikate · Fristen · Schulung
Zertifikatsfristen im Griff
Ein abgelaufener Nachweis fällt meist erst auf, wenn es zu spät ist: am Morgen des Einsatzes, beim Audit oder wenn der Kunde fragt, warum niemand Bescheid gesagt hat. Wie Industriekletter-Betriebe und Schulungszentren Fristen so führen, dass niemand mehr hinterhertelefonieren muss.
Jede Person, jedes Zertifikat, ein Ablaufdatum
Warum Fristen so leicht durchrutschen
Ein Industriekletterer bringt schnell ein halbes Dutzend Nachweise mit: FISAT- oder IRATA-Level, GWO-Module für den Windservice, Erste Hilfe, Rettung, firmeneigene Unterweisungen. Jeder Nachweis hat seine eigene Laufzeit, GWO-Zertifikate etwa gelten 24 Monate. Bei zwanzig Leuten und wechselnden Subunternehmern sind das hunderte Daten.
In vielen Betrieben stehen sie in einer Excel-Liste, die eine Person pflegt. Fällt sie aus oder wird ein Kurs nachgetragen und die Liste nicht, stimmt der Stand nicht mehr. Schulungszentren haben dasselbe Problem von der anderen Seite: Sie wissen, wann die Zertifikate ihrer Teilnehmer ablaufen, aber niemand sagt es dem Kunden rechtzeitig.
Ein Ablaufdatum an jeder Person
Die Grundlage ist ein Zertifikatskatalog: Für jedes Zertifikat steht dort, wie viele Monate es ab Ausstellung gilt. Besteht ein Teilnehmer einen Kurs, rechnet HEROS das Ablaufdatum daraus aus und legt das Zertifikat bei der Person an. Nachweise von anderen Anbietern erfassen Sie als Fremdzertifikat, am besten gleich mit dem eingescannten PDF.
- Bei jeder Person eine Ampel nach Restlaufzeit: grün ab fünf Wochen, gelb bei ein bis vier Wochen, rot darunter und bei Abgelaufenen
- Kombi-Kurse und Auffrischungen sind im Katalog verknüpft. Deckt ein neueres Zertifikat ein älteres ab, zeigt HEROS nur das länger gültige – die Liste bleibt kurz
- Die vollständige Historie ist jederzeit abrufbar, jedes Zertifikat mit Dokument
Damit gibt es eine Stelle, an der der Stand stimmt. Wer im Büro wissen will, ob jemand für einen Einsatz die nötigen Nachweise hat, schaut bei der Person nach statt in drei Listen.
Externe Nachweise prüfen: FISAT und WINDA
Bei Nachweisen, die ein Verband führt, reicht das eigene Datum nicht. HEROS kann den SZP-Ausweis einer Person bei der Gültigkeitsabfrage der FISAT prüfen, auf Knopfdruck oder – wenn Sie das einschalten – automatisch beim Speichern der Person. Das Ergebnis steht über der Zertifikatsliste, Abweichungen in Rot. HEROS ändert dabei nichts von selbst: Ob eine Abweichung ein Tippfehler oder ein echter Level-Wechsel ist, entscheiden Sie.
Für GWO-Zertifikate gleicht HEROS mit dem Zusatzmodul WINDA-Live täglich mit WINDA ab. Am Zertifikat zeigt ein Symbol, ob WINDA den Eintrag bestätigt, ob er dort abgelaufen ist oder fehlt.
Vor dem Einsatz entscheidet die Disposition
HEROS sperrt beim Einplanen niemanden automatisch. Das ist Absicht: Ob jemand mit einem Zertifikat, das nächste Woche abläuft, noch einen Einsatz übernimmt, hängt vom Einsatz ab. Die Disposition entscheidet – aber mit dem vollständigen Bild aus Ampel, FISAT- und WINDA-Stand statt mit einer Liste von letztem Monat.
Für Schulungszentren: Aus Fristen werden Folgebuchungen
Für ein Schulungszentrum ist ein ablaufendes Zertifikat kein Risiko, sondern ein Anlass. Der Erinnerungsassistent in HEROS listet je Firma alle Zertifikate aus Ihren Kursen, die in den nächsten drei Monaten ablaufen. Bei höchstens 60 Tagen ist der Eintrag als Warnung markiert, bei höchstens 30 Tagen als dringend. Ein Kalendersymbol zeigt, wer schon einen passenden Termin gebucht hat.
- Personen und Zertifikate je Firma anhaken, Ansprechpartner wählen
- HEROS erstellt einen E-Mail-Entwurf „Auffrischung Zertifikate“ mit einem Link, über den der Kunde die passenden Kurse auswählt
- Nach dem Versand verschwinden die erinnerten Zertifikate für 28 Tage aus der Liste – niemand bekommt doppelt Post
- Firmen, die keine Erinnerungen möchten, schließen Sie dauerhaft aus
Der Erinnerungsassistent ist das Lizenzmodul „Zertifikats-Erinnerung“. Die E-Mail geht nicht automatisch hinaus: Sie prüfen den Entwurf und senden ihn selbst.
Mit dem Kundenportal sieht der Kunde es selbst
Noch einen Schritt weiter geht das Kundenportal. Dort sieht die Kontaktperson einer Firma auf der Startseite, welche Zertifikate ihrer Mitarbeitenden in den letzten 90 Tagen abgelaufen sind oder in den nächsten 30 bzw. 90 Tagen ablaufen. Mit einem Klick schlägt das Portal passende Termine vor, auch einen gemeinsamen Termin für mehrere Personen.
Braucht jemand ein Zertifikat nicht mehr, etwa weil er nicht mehr in der Höhe arbeitet, bestellt die Firma die Erinnerung im Portal selbst ab. Mit dem Portal berücksichtigt der Erinnerungsassistent außerdem die Firma, bei der eine Person heute arbeitet – auch wenn den letzten Kurs eine andere gebucht hat – und von Hand erfasste Zertifikate.
In vier Schritten zu einem verlässlichen Stand
- Zertifikatskatalog anlegen: Laufzeit je Zertifikat, Auffrischungen und Kombi-Kurse verknüpfen
- Bestand erfassen: vorhandene Nachweise als Fremdzertifikat mit PDF, FISAT-Nummer und WINDA-ID an der Person
- Ab jetzt entstehen Zertifikate aus bestandenen Kursen von selbst
- Regelmäßig den Erinnerungsassistenten öffnen – oder Ihre Kunden über das Kundenportal selbst nachsehen lassen
Fristen in HEROS sehen?
Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo Zertifikatskatalog, Erinnerungsassistent und Kundenportal – mit Beispieldaten.