Erste Schritte
Dokumente ablegen
Verträge, Fotos, Zertifikate, Anhänge aus Outlook: Sie ziehen Dateien einfach in den Dokumentbereich eines Kontakts, Vorgangs, Mitarbeiters oder Kurses. Mit dem Speichern landen sie auf dem Dokumentenserver.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: HEROS im Überblick
Wo Sie Dokumente ablegen
Einen Dokumentbereich haben die Bearbeitungsfenster für Kontakte, Vorgänge, Mitarbeiter und Kurse. Ist er noch leer, steht darin „Dokumente per Drag & Drop hier ablegen“.
Dateien hineinziehen
- Das Bearbeitungsfenster öffnen, zum Beispiel einen Vorgang.
- Eine oder mehrere Dateien aus dem Windows-Explorer oder vom Desktop mit der Maus in den Dokumentbereich ziehen und loslassen. Auch ganze Ordner gehen – HEROS übernimmt den Ordner samt den Dateien darin.
- Neue Dateien tragen den roten Vermerk NEU. Sie sind noch nicht hochgeladen.
- Speichern oder Speichern & Schließen klicken. Jetzt lädt HEROS die Dateien im Hintergrund hoch. Die Statusleiste zeigt „Dateiupload läuft ...“ und einen Fortschrittsbalken, danach wieder „Verbunden“.
Ziehen Sie eine Datei direkt auf ein Ordnersymbol im Dokumentbereich, landet sie in diesem Ordner.
Nicht vergessen: speichern
Erst das Speichern des Fensters lädt die Dateien hoch. Schließen Sie das Fenster ohne Speichern, sind die neu abgelegten Dateien nicht in HEROS.
Aus Outlook
Anhänge ziehen Sie direkt aus einer geöffneten E-Mail in Outlook in den Dokumentbereich, ohne sie vorher zu speichern. Übergibt Outlook einen Anhang ohne Inhalt, meldet HEROS das. Speichern Sie den Anhang dann in Outlook als Datei und ziehen Sie die gespeicherte Datei hinein.
Ohne Ziehen
- Rechtsklick in den Dokumentbereich, dann Dokument hinzufügen – HEROS öffnet das Windows-Fenster zur Dateiauswahl.
- Einfügen übernimmt Dateien, die Sie vorher im Explorer kopiert haben.
Große Fotos
Große Bilder verkleinert HEROS beim Hochladen. Neue Bilder, die das betrifft, zeigen einen kleinen Knopf JPG (Kompression an/aus). Ein Klick darauf streicht den Knopf durch: Dann lädt HEROS das Bild in Originalgröße hoch.
Ordner und Ordnung
Die Leiste über dem Dokumentbereich zeigt links den aktuellen Ordnerpfad. Daneben:
| Knopf | Wirkung |
|---|---|
| Pfeil nach oben – Ebene nach oben | Zurück in den übergeordneten Ordner. In einen Ordner hinein kommen Sie per Doppelklick. |
| Neuer Ordner | Legt einen Unterordner an. |
| Einfügen, Kopieren, Ausschneiden | Wie im Explorer. Kopieren legt die Dateien in die Windows-Zwischenablage, Sie können sie also auch in einen Explorer-Ordner einfügen. |
| Umbenennen, Löschen | Für die markierten Dateien. |
| Rechts: Sortierung und Ansicht | Datum sortieren bzw. A-Z sortieren, Sortierung umkehren und Ansicht wechseln zwischen großen Symbolen und einer Liste. |
Im Vorgang lässt sich der Dokumentbereich vergrößern: Ziehen Sie seinen oberen Rand. Ein Doppelklick auf den Rand schaltet zwischen klein und groß um.
Dokumente öffnen und weitergeben
- Öffnen: Doppelklick auf die Datei. HEROS öffnet sie mit dem Programm, das in Windows dafür eingestellt ist.
- Herausziehen: Ziehen Sie eine Datei aus HEROS auf den Desktop, in einen Explorer-Ordner oder in den Dokumentbereich eines anderen Fensters.
- Rechtsklick auf eine Datei bietet außerdem Speichern unter... und Als Email senden....
Als Email senden... geht erst, wenn die Datei hochgeladen ist. Sonst bittet HEROS Sie, zuerst Ihre Änderungen zu speichern.
Mit der Tastatur: Enter öffnet die markierte Datei, Entf löscht sie, Strg+C, Strg+X und Strg+V kopieren, schneiden aus und fügen ein.
Löschen
Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf Löschen. HEROS fragt vorher nach. Dateien, die in der Gefährdungsbeurteilung (GBU) des Vorgangs verwendet werden, lassen sich hier nicht löschen. HEROS meldet dann „Löschen nicht möglich“.
Dokumenthistorie
Rechtsklick auf eine hochgeladene Datei, dann Dokumenthistorie. Das Fenster zeigt, was mit dem Dokument passiert ist:
- Oben das Dokument mit Größe und, falls vorhanden, seinen früheren Fassungen. Mit Alle Versionen anzeigen blenden Sie auch die älteren ein.
- Unten das Protokoll mit Zeitstempel, Aktion, Benutzer und Detail.
- Herunterladen speichert eine Kopie, Herunterladen (HD) bei Fotos die Großansicht.
- Integrität prüfen vergleicht die Datei mit ihrem hinterlegten Prüfwert und zeigt so, ob sie verändert wurde.
Die Dokumenthistorie ist schreibgeschützt. Auch jedes Herunterladen und jede Prüfung aus diesem Fenster wird protokolliert.