Lager und PSA-Prüfung

Retouren (RMA)

Schickt ein Kunde gelieferte Ware zurück, führt HEROS das als Retoure: ankündigen, vereinnahmen, prüfen, erstatten oder ersetzen und über jedes Stück entscheiden.

Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Lager & PSA-Prüfung

Was eine Retoure ist

Eine Retoure ist Ware, die ein Kunde nach der Lieferung zurückschickt – wegen eines Mangels, eines Transportschadens, einer Falschlieferung, einer Übermenge oder weil er sie nicht mehr braucht. HEROS führt sie als eigenen Beleg Retoure im Vorgang des ursprünglichen Auftrags. Die Belegnummer ist die RMA-Nummer, die der Kunde auf seine Sendung schreibt.

• Zurückkommen kann nur, was per Lieferschein geliefert wurde.
• Eigene Sets, die vom Einsatz zurückkommen, sind keine Retoure – das ist eine Entnahme.
• Ware, die dem Kunden gehört und die Sie nur prüfen, führen Sie in einem Kundenset.

Voraussetzungen

• Das Recht Retouren im Bereich MODUL LAGER. Ohne dieses Recht lassen sich Retouren weder erfassen noch bearbeiten, und der Zähler am Knopf Retouren bleibt leer.
• Ein Retourenlager: ein Lagerort mit dem Lagertyp Retouren. In der Regel ist bereits einer mit dem Namen „Retouren“ angelegt.
• Optional weitere Lager als Ziel für geprüfte Ware, etwa ein Lager „II. Wahl“.

Der Weg einer Retoure

Im Lagerbaum zeigt das Retourenlager seine Retouren mit ihrem Warenstatus – die letzten 30, alle mit ARCHIV EINBLENDEN:

Der Zähler am Knopf Retouren zeigt, wie viele Retouren auf „zu prüfen“, „Auszahlen“ oder „zu disponieren“ stehen – also auf eine Handlung warten.

So starten Sie eine Retoure

• Im Lager: Pfeil am Knopf Retouren und Retoure erfassen…. Suchen Sie nach RMA-, Lieferschein- oder Rechnungsnummer oder wählen Sie „oder Kunde:“ und dann den Lieferschein.
• Im Vorgang: Retoure erfassen im Menüband oder per Rechtsklick auf den Lieferschein in der Belegliste.
• Im Verkaufslager: Rechtsklick auf den Lieferschein unter Lagerbelege und Retoure.

Ein Klick auf den Knopf Retouren selbst springt zum Retourenlager. Ein Doppelklick auf eine Retoure öffnet sie im passenden Schritt.

Schritt 1: Retoure ankündigen

Der Kunde meldet sich, meist mit der Lieferscheinnummer. Das Fenster zeigt alle Artikel der Belegkette mit geliefert und retournierbar.

1. Die Positionen ankreuzen, die zurückkommen, und Menge zurück eintragen.
2. Bei Artikeln mit Seriennummer erscheint je Stück eine Zeile. Zur Wahl stehen die Seriennummern, die in dieser Kette geliefert wurden. Beim Ankündigen dürfen sie noch fehlen.
3. Den Retourengrund wählen: Fehlkauf / Abbestellung, Falschlieferung, Gewährleistung, Übermenge oder Transportschaden.
4. Bei Bedarf eine Bemerkung eintragen – sie steht auf dem Retourenschein hinter dem Grund.
5. Retoure ankündigen (RMA-Nr. vergeben) klicken. HEROS vergibt die RMA-Nummer und öffnet den Retourenschein.

Liegt das Paket schon auf dem Tisch, klicken Sie statt Ankündigen direkt auf Vereinnahmen und machen bei Schritt 3 weiter. Gibt es zur selben Kette schon eine angekündigte Retoure, fragt HEROS, ob das die Ware ist, die gerade eingetroffen ist.

Der Retourenschein

Der Retourenschein geht an den Kunden und begleitet die Rücksendung. Er nennt RMA-Nummer, Bezugsbeleg und je Position Artikel, Menge, Retourengrund mit Bemerkung und Seriennummern – aber keine Preise. HEROS legt ihn im Dokumentenarchiv ab. Solange die Retoure angekündigt ist, druckt ihn der Knopf Retourenschein im Fenster erneut; im Retourenlager öffnet ihn Druckansicht im Rechtsklick-Menü.

Ersatz vorab liefern

Soll der Kunde den Ersatz sofort bekommen, stellen Sie den Anspruch schon beim Ankündigen auf „anerkannt“. Dann gilt:

• Im Vorgang ist der Ersatz offen. Mit Lieferschein erstellen liefern Sie ihn, zusammen mit noch offenen Mengen der Auftragsbestätigung; die Position trägt den Untertext „Ersatz zu Retoure …“. Der Ersatz bucht wie jede Lieferung vom Lager ab, wird aber nicht berechnet.
• Kommt die Ware später zurück, vereinnahmen und prüfen Sie wie gewohnt. Einen gelieferten Ersatz können Sie nicht mehr auf „abgelehnt“ zurücknehmen.

Schritt 2: Vereinnahmen

1. Die Retoure im Retourenlager doppelt anklicken oder die RMA-Nummer im Suchfenster eingeben.
2. Mengen auf den tatsächlichen Paketinhalt korrigieren. Positionen ohne Häkchen fallen aus der Retoure.
3. Seriennummern vervollständigen. Jede muss in dieser Kette geliefert worden sein und darf in keiner anderen Retoure stecken.
4. Gibt es mehrere Retourenlager, unter Retourenlager das richtige wählen.
5. Vereinnahmen klicken. Die Ware liegt jetzt im Retourenlager, bewertet zum Einstandspreis. Status: „zu prüfen“.

Ware im Retourenlager zählt nicht zum verkaufsfähigen Bestand. Die Menge ist nach dem Vereinnahmen festgeschrieben – wer sie ändern muss, storniert die Retoure und legt sie neu an.

Schritt 3: Prüfung

1. Die Retoure mit Status „zu prüfen“ doppelt anklicken.
2. Je Position den Anspruch wählen: „anerkannt“ oder „abgelehnt“. Bei Artikeln mit Seriennummer entscheiden Sie je Stück. Ein Wert in der Artikelzeile gilt für alle noch offenen Stücke.
3. Retourengrund, Bemerkung, Seriennummer und Baujahr lassen sich hier noch korrigieren.
4. Prüfung abschließen klicken. Jede Position und jedes Stück braucht eine Entscheidung.

Enthält die Kette eine gebuchte Rechnung und sind anerkannte Stücke weder erstattet noch ersetzt, fragt HEROS anschließend, ob Sie die Rechnungskorrektur jetzt erstellen wollen.

Erstatten oder ersetzen

Für anerkannte Stücke gibt es zwei Wege. Die erste Handlung entscheidet:

• Erstatten: Erstatten (RK) im Fenster oder „Ja“ auf die Rückfrage nach der Prüfung. Die Rechnungskorrektur ist mit den anerkannten Mengen vorbefüllt; Sie können Mengen ändern und etwa die Fracht ergänzen. Deckt sie die ganze Rechnung ab und ist darauf noch nichts bezahlt, wird die Rechnung storniert. Sonst bleibt die Rechnung stehen, und die Korrektur trägt den Erstattungsbetrag – bei bezahlter Rechnung erscheint er im Überweisungsassistenten. Mehr in Finanzen
• Ersetzen: im Vorgang Lieferschein erstellen. Der Lieferschein bietet die anerkannten, nicht erstatteten Stücke als Ersatz an.

Schritt 4: Disposition

Zum Schluss entscheiden Sie, wohin die Ware geht. Doppelklick auf die Retoure mit Status „zu disponieren“ oder „Auszahlen“, dann je Position oder Stück unter Disposition wählen:

• einlagern – das Ziel steht unter Einlagern nach, vorgegeben ist das Verkaufslager. Nur dort wird die Ware wieder verkaufsfähig; ein Lager „II. Wahl“ oder eine Projektkiste nimmt sie ohne Verkaufsbestand auf.
• verschrotten – die Ware wird ausgebucht.
• zurück an Kunden – für abgelehnte Stücke. HEROS erzeugt einen Lieferschein aus dem Retourenlager ohne Preis und öffnet die Druckvorschau.

Disposition buchen führt alles aus. Stücke ohne Entscheidung bleiben im Retourenlager; Sie können die Retoure später erneut öffnen. Sind alle Stücke disponiert und ist keine Erstattung offen, steht die Retoure auf „erledigt“.

Retoure stornieren

Rechtsklick im Retourenlager und Retoure stornieren – oder im Vorgang über die Belegliste.

• Angekündigt: Nur der Status wechselt, die Mengen der Kette werden wieder frei.
• Vereinnahmt: Die Ware wird aus dem Retourenlager ausgebucht.
• Nicht möglich, sobald eine Rechnungskorrektur zur Retoure existiert, Ersatz geliefert oder Ware disponiert wurde oder die Ware das Retourenlager verlassen hat. Den Bestand gleichen Sie dann per Korrekturbuchung an.

Typische Abläufe

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Stand: Oktober 2026. Etwas fehlt oder ist unklar? Schreiben Sie uns an service@hyperactives.de.

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