Finanzen und Buchhaltung

Buchhaltung

HEROS bucht Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen selbst – doppelt, nach SKR03 oder SKR04. Was ohne Beleg bleibt, erfassen Sie als Handbuchung, Wiederkehrendes als Dauerbuchung.

Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Buchhaltung & Belege

HEROS bucht automatisch

Sobald Sie eine Rechnung, Rechnungskorrektur, Gutschrift oder Eingangsrechnung buchen, legt HEROS den Buchungssatz an: Personenkonto des Kunden oder Lieferanten an Erlös- bzw. Aufwandskonto, mit Umsatzsteuer. Weitere Buchungen entstehen von selbst:

• beim Zuordnen einer Zahlung – Bank an Personenkonto, Skonto als eigene Zeile,
• beim Erstellen einer Mahnung mit Gebühr,
• beim Verrechnen von Belegen und bei Umbuchungen zwischen eigenen Konten.

Die Buchungen eines Belegs sehen Sie per Rechtsklick in der Belegliste unter Buchungssätze anzeigen.

Wenn sich ein Beleg ändert

Ändern Sie einen gebuchten Beleg, zieht HEROS die Buchung nach. Ist sie noch nicht an den Steuerberater exportiert, ersetzt HEROS sie. Ist sie schon exportiert, storniert HEROS sie mit einer Gegenbuchung und bucht neu. Eine exportierte Buchung wird nie gelöscht.

In welchen Monat eine Buchung fällt

• Ausgangsrechnungen: Monat des Leistungsdatums, ohne Leistungsdatum der des Belegdatums.
• Eingangsrechnungen mit Vorsteuer: das spätere von Leistungs- und Rechnungsdatum. Ist die Rechnung schon vor der Leistung voll bezahlt, zählt der Tag der Zahlung, frühestens das Rechnungsdatum.
• § 13b: eigene Regel – siehe § 13b bei Eingangsrechnungen.

Pflegen Sie das Feld für die Leistung deshalb sorgfältig – es entscheidet über den Voranmeldungszeitraum.

Kontenrahmen SKR03 oder SKR04

Den Kontenrahmen legen Sie in StammdatenGlobale Einstellungen im Bereich DATEV unter Sachkontenrahmen fest. Er ist nur wählbar, solange noch keine Sachkonto-Buchung existiert – stimmen Sie ihn vorher mit Ihrem Steuerberater ab. Einige Standardkonten:

HEROS wählt das Konto nach Belegart, Positionsart, Steuersatz und USt-Gruppe. Die genaue Aufteilung auf Aufwandskonten klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Für den DATEV-Export braucht jeder Kontakt ein Personenkonto: im Kontakt im Bereich Buchhaltung das Feld Debitorkonto bzw. Kreditorkonto. Ist dort der Schalter AUTO aktiv, vergibt HEROS beim Speichern des Kontakts die nächste freie Nummer.

Offene Posten

Die offenen Posten sind die Belegliste links im Modul Finanzen. Wählen Sie oben Ausgangsbelege für Forderungen oder Eingangsbelege für Verbindlichkeiten.

• Die Spalte Offen zeigt den Restbetrag, das Symbol in Status den Zahlungsstand. Mit dem Recht Summen stehen unter der Liste „Gesamt“ und „Offen“.
• Über Startdatum wählen Sie, ab wann Belege geladen werden. Im Zuordnungsmodus zeigt HEROS alle offenen Belege.
• Beträge unter der OPOS-Schwelle aus den Globalen Einstellungen gelten als bezahlt.
• Per Rechtsklick suchen Sie unter Zahlung suchen die Zahlung zu einem Beleg.
• F12 öffnet die Kontoübersicht des Kontakts mit Soll, Haben und Saldo, auch als T-Konto.
• Das Druckersymbol Druck & Export oben rechts über der Belegliste druckt die Liste.

Handbuchung

Für Vorgänge ohne Beleg und ohne Zahlung – etwa die private Kfz-Nutzung – buchen Sie Sachkonto an Sachkonto: FINANZENHandbuchung.

1. Unter Neue Handbuchung das Buchungsdatum eintragen – es bestimmt den Voranmeldungszeitraum. Dazu Beleg (z. B. „uWA-07/26“) und Buchungstext.
2. Je Zeile Sachkonto, Seite S/H und Betrag eintragen. Netto und Steuer erfassen Sie positiv, die Seite bestimmt Soll oder Haben.
3. Trägt eine Zeile Umsatzsteuer, braucht sie eine UStVA-Kennzahl. HEROS belegt sie aus dem Konto vor; Sie können sie je Zeile ändern.
4. Buchung speichern klicken.

Regeln: nur Sachkonten, mindestens eine Soll- und eine Haben-Zeile, Soll und Haben ausgeglichen. Mehrere Soll- und zugleich mehrere Haben-Zeilen in einem Satz lehnt HEROS ab – erfassen Sie solche Fälle als getrennte Buchungen.

Gespeicherte Handbuchungen ändern Sie nicht mehr. In der Liste Gespeicherte Handbuchungen gilt:

• Löschen – nur, solange die Buchung nicht an DATEV exportiert ist.
• Stornieren – danach: Gegenbuchung mit heutigem Datum.
• Als Vorlage übernehmen – kopiert die Buchung in den Editor, einen Monat weiter datiert.

Ist die Voranmeldung des Monats schon festgehalten, markiert HEROS sie als veraltet, sobald eine Handbuchung mit Kennzahl hinzukommt.

Dauerbuchung

Wiederkehrende Handbuchungen verwalten Sie im Reiter Dauerbuchungen des Handbuchungsfensters. Eine gespeicherte Handbuchung machen Sie mit Als Dauerbuchung fortführen zur monatlichen Vorlage.

• Für jeden abgeschlossenen Monat entsteht ein Buchungssatz zum Monatsletzten.
• Fällige Monate zeigt eine Zahl am Knopf Handbuchung. Gebucht wird mit Fällige buchen. Mit der Einstellung Dauerbuch.-Automatik (Globale Einstellungen, Bereich DATEV) bucht HEROS fällige Monate beim Programmstart selbst.
• Stornieren Sie eine einzelne Monatsbuchung, bucht HEROS diesen Monat nicht erneut.
• Beenden / Aktivieren beendet die Dauerbuchung nach dem zuletzt gebuchten Monat oder nimmt sie wieder auf.

Kfz-Privatnutzung

Für die private Nutzung eines Firmenwagens nach der Listenpreismethode legt ein Assistent die Dauerbuchungen an:

1. Im Reiter Dauerbuchungen auf Kfz-Privatnutzung anlegen… klicken.
2. Kennzeichen / Fahrzeug, Bruttolistenpreis, Regelung (Ertragsteuer) (1 %, 0,5 %, 0,25 % oder 0 %) und Erster Monat eintragen, bei Bedarf Letzter Monat.
3. Die Vorschau zeigt die Monatsbeträge. Dauerbuchungen anlegen klicken.

So rechnet HEROS je Monat: Den Listenpreis rundet es auf volle 100 € ab, Basis ist 1 % davon. 80 % der Basis sind umsatzsteuerpflichtig, darauf 19 % Umsatzsteuer (Kz 81). Ertragsteuerlich zählt der Prozentsatz der gewählten Regelung; die Differenz zum umsatzsteuerpflichtigen Anteil bucht HEROS als Anpassung ohne Umsatzsteuer. Konten: SKR03 1880, 8921, 8924 – SKR04 2130, 4645, 4639. Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte bildet der Assistent nicht ab.

Dauerrechnung

Manche Eingangsrechnungen stellt der Lieferant nur einmal aus, obwohl sie für viele Zeiträume gelten – etwa bei Miete oder Wartung. Für jeden weiteren Zeitraum legt HEROS dann einen eigenen, gebuchten Folgebeleg an. Dauerrechnungen verwalten Sie im Reiter Dauerrechnungen des Handbuchungsfensters.

1. Die Rechnung wie gewohnt als Eingangsrechnung erfassen.
2. Im Reiter Dauerrechnungen auf Dauerrechnung anlegen… klicken.
3. Eingangsrechnung und Intervall wählen. Unter Erste Folgeperiode ab tragen Sie den ersten Tag des ersten Zeitraums ein, den die Rechnung selbst nicht abdeckt. Ist der Vertrag befristet, dazu Letzte Periode ab.
4. Dauerrechnung anlegen klicken.

• Für jeden begonnenen Zeitraum entsteht ein Folgebeleg mit eigener Belegnummer. Er übernimmt Lieferant, Betrag, Steuer und Rechnungsnummer und ist sofort gebucht. Belegdatum ist der Beginn des Zeitraums, Leistungsdatum sein letzter Tag.
• Fällige Folgebelege zählt die Zahl am Knopf Handbuchung mit. Erzeugt werden sie mit Folgebelege erzeugen. Mit der Einstellung Dauerbuch.-Automatik erzeugt HEROS sie beim Programmstart und beim Öffnen des Moduls Finanzen selbst.
• In der Belegliste trägt ein Folgebeleg das Zeichen ↻ statt des gelben Warndreiecks. Ein Doppelklick öffnet das Dokument der Ursprungsrechnung.
• Löschen oder stornieren Sie einen Folgebeleg, erzeugt HEROS diesen Zeitraum nicht erneut.
• Beenden / Aktivieren beendet die Dauerrechnung nach dem zuletzt erzeugten Zeitraum oder nimmt sie wieder auf. Ändert sich der Betrag, beenden Sie sie und legen zur neuen Rechnung eine neue an.
• Zur Wahl stehen Eingangsrechnungen der letzten 24 Monate ohne Positionen, in Euro und mit der USt.Gruppe INLAND.

Ob eine einmal ausgestellte Rechnung für die folgenden Zeiträume genügt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Kontoauszug eines Sachkontos

1. Im Modul Finanzen F11 drücken und unten auf Sachkonten klicken.
2. Im Fenster Kontoauszug Sachkonto das Konto wählen, Zeitraum über Von/Bis oder die Knöpfe Monat und Wirtschaftsjahr setzen, optional eine Anmerkung.
3. Auszug erzeugen klicken. HEROS öffnet eine druckbare Seite im Browser: alle Buchungen des Kontos mit Gegenkonto, Soll und Haben und gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer, auch Stornos.

Stand: Oktober 2026. Etwas fehlt oder ist unklar? Schreiben Sie uns an service@hyperactives.de.

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