Verwaltung
Lizenz und Datenschutz
Im Reiter Info sehen Sie, was Ihr Betrieb lizenziert hat. Unter Datenschutz (DSGVO) legen Sie Löschfristen fest und anonymisieren personenbezogene Daten.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Warum HEROS
Lizenz und gebuchte Module
Im Programmmenü (Knopf ganz links im Menüband) wählen Sie den Reiter Info. Rechts stehen drei Abschnitte:
| Abschnitt | Angaben |
|---|---|
| Lizenz | Firma, Lizenziert für, Produkt, Lizenz gültig bis, Testlizenz (Ja/Nein), Max. Arbeitsplätze, Gebuchte Module |
| Aktivierung | Aktivierungen („… von … verwendet“), Letzte Aktivierung, Letzte Validierung und die Gültigkeit der Freischaltung |
| Verbindung & System | Server, Datenbank, Versionsnummer und Installationspfad |
- Gebuchte Module zeigt die freigeschalteten Module als Liste. Ist ein Modul nicht gebucht, fehlen seine Knöpfe, Reiter und Rechte-Schalter – zum Beispiel der Reiter ARBEITSZEIT, die Rechte-Gruppe MODUL ZEITKONTO oder der Bereich KUNDENPORTAL in den Globalen Einstellungen.
- Die Versionsnummer brauchen Sie, wenn Sie den Support kontaktieren.
Links im Reiter Info finden Sie unter Support die Online-Hilfe, Bleiben Sie am Ball mit Neuigkeiten zu HEROS und Nehmen Sie Kontakt auf für eine E-Mail an das HEROS-Team.
Datenschutz (DSGVO)
StammdatenDatenschutz (DSGVO) öffnet das Datenschutz-Modul. Sie brauchen dafür das Recht Settings. Das Modul hat drei Reiter: Konfiguration, Anonymisieren und Protokoll.
Konfiguration
- Die Angaben zum Verantwortlichen (Art. 4 Nr. 7 DSGVO), zum Datenschutzbeauftragten (optional) und zur Aufsichtsbehörde eintragen.
- Speichern klicken. Beim ersten Speichern legt HEROS 10 Standard-Löschklassen an; erst danach erscheint die Tabelle Löschklassen / Aufbewahrungsfristen.
- In der Tabelle je Klasse die Frist in Monaten prüfen. Sie zeigt Default (Monate) und Aktuell (Monate) nebeneinander, dazu Rechtsgrundlage, Begründung und Interessenabwägung. Änderungen speichern; jede weitere Änderung speichert HEROS als neue Version.
- SZP-Empfehlungen übernehmen setzt empfohlene Fristen ein. Danach noch speichern.
- Konfiguration als überprüft bestätigen hält fest, wann Sie die Fristen zuletzt geprüft haben.
- Löschkonzept-PDF generieren öffnet Ihr Löschkonzept in der Druckvorschau. Das geht erst, wenn die Erstkonfiguration gespeichert ist.
Anonymisieren
Der Reiter bietet zwei Wege:
- Fällige Anonymisierungen anzeigen – für die regelmäßige Bereinigung, zum Beispiel einmal im Quartal. HEROS listet je Löschklasse, welche Datensätze ihre Frist überschritten haben. Anfangs sind alle Zeilen angehakt; anonymisiert werden die angehakten Zeilen aller Klassen. Nehmen Sie den Haken bei allem heraus, was bleiben soll.
- Neues Löschbegehren erfassen… – wenn eine Person die Löschung ihrer Daten verlangt (Art. 17 DSGVO). Ein Assistent führt in vier Schritten durch Antrag, Trefferauswahl, Bestätigung und ein Antwortschreiben zum Kopieren.
In beiden Fällen wählen Sie die Tiefe: Stufe 1 — Minimum (DSGVO-Default), Stufe 2 — Erweitert oder Stufe 3 — Vollständig. Bei den fälligen Anonymisierungen zeigen die Reiter Cascade-Vorschau und Stufen-Vergleich vorher, wie viele verknüpfte Datensätze, Dokumente und Benutzer betroffen sind. Außerdem ist ein Grund mit mindestens 10 Zeichen Pflicht.
Nicht umkehrbar
Eine Anonymisierung lässt sich nicht rückgängig machen – HEROS weist vor dem Ausführen ausdrücklich darauf hin. Prüfen Sie Auswahl und Tiefe in der Vorschau, bevor Sie bestätigen.
Protokoll
Der Reiter Protokoll listet jede Aktion mit Zeitpunkt, Aktion, Typ, Löschklasse, Tiefe, Benutzer und Grund. Die Liste erscheint erst nach Filter anwenden. Sie können nach Zeitraum filtern und das Protokoll mit CSV exportieren speichern.
Wie Kontakte und Personen im Alltag mit Datenschutz umgehen, beschreibt das Kapitel Kontakte und Personen.