Vorgänge und Belege
Vorgangsstatus lesen
Der Status zeigt auf einen Blick, was im Vorgang noch zu liefern, zu leisten, zu schulen und abzurechnen ist. HEROS ermittelt ihn selbst aus den Belegen und Buchungen.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Buchhaltung & Belege
Wo Sie den Status sehen
- Im Vorgangsfenster im Bereich Status mit den Feldern Artikel, Kurse, Leistungen, Checks und Rechnung.
- Im Dashboard und im Modul Kontakte in der Spalte Vorgangsstatus als Symbole. Fahren Sie mit der Maus darüber, erscheint der Text.
Fahren Sie mit der Maus über das Feld Kurse, sehen Sie, wie viele Plätze gebucht sind („3 gesetzt von 4“), und die Teilnehmer mit Kursdatum.
Wie der Status entsteht
Den Status rechnet HEROS aus dem Inhalt des ganzen Vorgangs: Angebote, Auftragsbestätigung, Rechnungen, Lieferscheine und Kursbuchungen. Er wird neu berechnet, sobald sich daran etwas ändert – beim Speichern oder Drucken eines Belegs, bei Lieferschein und Retoure, im Kursformular und beim Buchen im Kalender.
- Entwürfe zählen nicht als Auftrag oder Rechnung. Für Kurse und Rechnung zählt eine Auftragsbestätigung im Entwurf wie ein Angebot, eine Rechnung im Entwurf gar nicht.
- Datum und Zahlung zählen nicht. Ob eine Rechnung bezahlt ist, sehen Sie unter Finanzen, nicht im Vorgangsstatus.
- Archivierte Vorgänge rechnet HEROS nicht mehr neu.
Artikel
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| ---- | Keine Artikel im Vorgang |
| angeboten | Artikel stehen nur im Angebot |
| zu liefern | Auftragsbestätigung mit Artikeln, noch nichts geliefert |
| teilweise geliefert | Ein Teil ist per Lieferschein raus |
| komplett geliefert | Alles geliefert |
Stornieren Sie einen Lieferschein, setzt HEROS den Status entsprechend zurück.
Leistungen
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| ---- | Keine Projektleistungen im Vorgang |
| angeboten | Leistungen stehen nur im Angebot |
| noch zu leisten | Auftragsbestätigung mit Leistungen |
| teilweise geleistet | Nach einer Teilrechnung |
| komplett geleistet | Nach der Endrechnung |
Den Leistungsstatus dürfen Sie selbst umstellen, sobald der Vorgang eine Auftragsbestätigung hat – etwa auf „komplett geleistet“, wenn die Arbeit fertig ist, die Rechnung aber noch fehlt. Er steuert, ob die Leistungen als abrechenbar gelten.
Kurse
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| ---- | Keine verkauften Kursplätze |
| angeboten | Der Kurs steht nur im Angebot oder in einer Auftragsbestätigung im Entwurf |
| Termine setzen | Mindestens ein verkaufter Platz hat noch keinen Kurstermin |
| noch zu schulen | Alle Plätze sind terminiert oder storniert, noch keiner bewertet |
| teilweise geschult | Mindestens ein Teilnehmer ist bewertet, andere sind noch terminiert |
| komplett geschult | Jeder Platz ist bewertet oder storniert |
- „Termine setzen“ geht vor: Fehlt auch nur ein Termin, steht der Vorgang darauf, selbst wenn andere Teilnehmer schon geschult sind.
- „Nicht bestanden“ zählt als geschult.
- Findet ein gebuchter Platz nie statt, stornieren Sie die Buchung; sonst bleibt der Vorgang auf „noch zu schulen“ oder „teilweise geschult“. Ein verkaufter Platz ohne Buchung lässt sich nicht stornieren und hält den Vorgang auf „Termine setzen“.
Mehr zu Kursbuchungen im Kapitel Schulungen.
Rechnung
Der Rechnungsstatus gilt für den ganzen Vorgang, über alle Arten von Positionen hinweg. HEROS fragt dafür zwei Dinge: Gibt es etwas, das jetzt abrechenbar ist? Und gibt es etwas, das später abrechenbar wird?
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| ---- („Angebotsstatus“) | Es gibt nur Angebote, noch keinen Auftrag und keine Rechnung |
| zurzeit nichts abrechenbar | Es steht noch etwas aus, abrechenbar ist aber noch nichts |
| Erstellung einer Rechnung möglich | Etwas ist abrechenbar, und sonst steht nichts mehr aus |
| Erstellung einer Teilrechnung möglich | Etwas ist abrechenbar, anderes steht noch aus |
| Vorgang komplett abgerechnet | Nichts mehr abrechenbar, nichts steht mehr aus |
| Rechnungseingang erwartet bzw. Eingang einer Teilrechnung möglich | Nur im Einkauf: die Rechnung des Lieferanten steht ganz oder teilweise aus |
Was gilt als abrechenbar?
| Anteil | Abrechenbar | Steht noch aus |
|---|---|---|
| Kurs | Bewertete Plätze und Stornos mit Gebühr, die noch nicht berechnet sind. Mit Vorkasse: jeder noch nicht berechnete Platz. | Plätze ohne Termin oder noch nicht bewertet – nur ohne Vorkasse |
| Artikel | Geliefert, aber noch nicht berechnet. Mit Vorkasse: bestellt, aber noch nicht berechnet. | Noch nicht geliefert – nur ohne Vorkasse |
| Leistungen | Bei „noch zu leisten“ und „teilweise geleistet“; bei „komplett geleistet“, bis die Endrechnung gedruckt ist | Bei „teilweise geleistet“ nach einer Teilrechnung |
| Sonstiges | Folgt den anderen Anteilen: Fahrtkosten gehen mit der Kursrechnung, Versandkosten mit der Lieferung. Ohne andere Anteile sofort abrechenbar. | Solange die anderen Anteile noch ausstehen |
Bleibt am Ende „Erstellung einer Rechnung möglich“ stehen, obwohl alles berechnet scheint, prüfen Sie die sonstigen Positionen: Fehlen etwa Fahrtkosten aus der Auftragsbestätigung auf der Rechnung, hält HEROS den Vorgang bewusst offen.
Beispiele
So entwickeln sich Kurs- und Rechnungsstatus bei einem Kurs, links ohne, rechts mit Vorkasse:
| Schritt | Ohne Vorkasse | Mit Vorkasse |
|---|---|---|
| Auftragsbestätigung gedruckt | Termine setzen / zurzeit nichts abrechenbar | Termine setzen / Erstellung einer Rechnung möglich |
| Termine gesetzt | noch zu schulen / zurzeit nichts abrechenbar | noch zu schulen / Erstellung einer Rechnung möglich |
| Vorkasserechnung gedruckt | – | noch zu schulen / Vorgang komplett abgerechnet |
| Ein Teil bewertet | teilweise geschult / Erstellung einer Teilrechnung möglich | teilweise geschult / Vorgang komplett abgerechnet |
| Alle bewertet | komplett geschult / Erstellung einer Rechnung möglich | komplett geschult / Vorgang komplett abgerechnet |
| Rechnung gedruckt | komplett geschult / Vorgang komplett abgerechnet | – |
Status von Hand ändern
Mit dem Recht V-Status („Vorgangsstatus ändern bzw. überschreiben“) können Sie die Felder Artikel, Kurse und Rechnung im Vorgang von Hand umstellen; den Leistungsstatus siehe Leistungen. Für Kurse und Rechnung gilt das nur, bis HEROS den Status das nächste Mal neu berechnet – siehe Wie der Status entsteht. Korrigieren Sie deshalb besser die Ursache: einen fehlenden Termin, eine fehlende Bewertung, eine nicht stornierte Buchung.
Das Feld Checks setzt HEROS nicht selbst.