Kontakte und Personen
Adressen und Telefonnummern
Hauptadresse, Liefer- und Rechnungsadresse, Adressen im Beleg und im Vorgang – und warum eine geänderte Anschrift alte Rechnungen nicht verändert.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Warum HEROS
Die Adressen eines Kontakts
Jeder Kontakt hat eine Hauptadresse. Sie ist Pflicht und steht standardmäßig auf Ihren Belegen. Weitere Adressen legen Sie im Kontaktfenster über die Gruppe Adressen im Menüband an:
| Knopf | Wofür |
|---|---|
| Abweichende Lieferadresse | Wohin Ware geliefert oder wo eine Leistung erbracht wird. Erscheint als Bereich „Lieferadr.“. |
| Abweichende Rechnungsadresse | Wohin Rechnungen gehen, etwa an die Zentrale oder eine Buchhaltung. Erscheint als „Rechnungsadr.“. |
| Neue sonstige Adresse | Jede weitere Anschrift, etwa ein Lager oder eine Baustelle. Mehrere sind möglich; Sie blättern mit den Pfeilen oben rechts im Adressbereich. |
Liefer- und Rechnungsadresse gibt es je einmal. Eine neue sonstige Adresse lässt HEROS erst zu, wenn bei allen vorhandenen mindestens Straße, PLZ und Stadt eingetragen sind. Entfernen können Sie eine Adresse mit dem Symbol Adresse löschen oben rechts im Adressbereich.
Adressen im Beleg
Im Verkaufsbeleg wählen Sie die Adressen aus denen des Kunden. Die Felder bedeuten Verschiedenes:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Adresse | Der Empfänger im Belegkopf |
| Lieferadr. | Ein Ort: wohin geliefert wird, bei Leistungen wo sie erbracht wird |
| RE-Adresse | Nur in der Auftragsbestätigung: wohin die spätere Rechnung geht |
| Leist.-Empf. | Nur in Rechnungen: der Leistungsempfänger als Partei, also wer die Leistung bekommen hat – kein Ort |
Hat der Kunde eine Rechnungsadresse, setzt HEROS sie bei einer direkt angelegten Rechnung als Adresse ein und trägt die Hauptadresse als Leistungsempfänger ein. Die Lieferadresse des Kunden übernimmt HEROS als Lieferadr. In Belegen wird keine Adresse angelegt oder geändert; das geschieht immer im Kontaktfenster.
Die Farbe der gewählten Adresse warnt Sie:
- Orange: Die Adresse gehört einem anderen Kontakt als der Beleg.
- Rot: Die Adresse ist stillgelegt – sie wurde inzwischen geändert (siehe unten) oder entfernt.
Mehr zu Belegen im Kapitel Vorgänge und Belege.
Eine Adresse ändern
Zieht ein Kunde um, ändern Sie einfach die Adresse im Kontaktfenster und speichern. HEROS achtet dabei auf Ihre alten Belege:
- Steht die Adresse schon auf einem Beleg und ändern Sie ein gedrucktes Feld – Firma, Straße, Nr., Zusatz, PLZ, Stadt oder Land –, legt HEROS eine neue Fassung der Adresse an. Die alte wird stillgelegt, bleibt aber am Beleg.
- Alte Rechnungen zeigen deshalb weiter die Anschrift, mit der sie verschickt wurden. Das ist für die Aufbewahrung nach GoBD wichtig.
- Andere Felder, etwa die E-Mail-Adresse, ändert HEROS direkt, ohne neue Fassung.
Stillgelegte Adressen tauchen in keiner Auswahl mehr auf.
Adressen im Vorgang
Ein Vorgang führt eigene Adressen mit einer Rolle: Treffpunkt, Einsatzort, Hotel oder Sonstiges. Übernehmen Sie dafür eine Adresse aus dem Kontakt oder einem alten Projekt, legt HEROS eine Kopie an – spätere Änderungen am Kontakt wirken nicht auf den Vorgang.
Fehlt im Vorgang ein Einsatzort, nimmt HEROS die Lieferadresse des Kunden, sonst seine Hauptadresse. Für Treffpunkt und Hotel gibt es keinen solchen Ersatz. Einzelheiten im Kapitel Vorgänge und Belege.
Personenadressen
Die Privatadresse einer Person pflegen Sie im Personen- bzw. Mitarbeiterfenster. Sie gehört nur dieser Person und erscheint in keiner Auswahlliste für Belege.
Telefonnummern
HEROS bringt Telefonnummern beim Verlassen des Feldes in eine einheitliche internationale Schreibweise, zum Beispiel wird aus „0221 1234567“ „+49 221 1234567“. Die Ländervorwahl richtet sich nach dem Land der Adresse; ohne Land gilt Deutschland.
- Das passiert nur, wenn Sie die Nummer im Feld geändert haben. Klicken oder tabben Sie nur durch, bleibt eine alte Schreibweise stehen.
- Erkennt HEROS die Nummer nicht, bleibt Ihr Text unverändert und neben dem Feld erscheint ein gelbes ⚠ mit dem Hinweis „Telefonnummer konnte nicht erkannt werden — bitte prüfen.“ Speichern können Sie trotzdem.
- Ein leeres Feld ist einfach leer.
So arbeiten die Felder Telefon und Fax des Kontaktfensters, Handy und Festnetz des Personenfensters sowie Tel., Fax und Mobil in den Firmenangaben einer Person.