Lager und PSA-Prüfung
Seriennummern, Zustand und Umbuchung
In Sets und Kisten führt HEROS jedes Stück als Prüfartikel: mit Seriennummer, Baujahr, Inventarnummer und Zustand. So wissen Sie jederzeit, welcher Gurt in welchem Set liegt und in welchem Zustand er zuletzt war.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Lager & PSA-Prüfung
Jedes Stück einzeln
Einzeln geführt wird ein Artikel, an dem das Kästchen Seriennummer oder Prüfpflicht gesetzt ist. In einem Set, einer Projektkiste oder einem anderen Lager mit Prüfpflicht liegt er nicht als bloße Stückzahl, sondern als einzelne Prüfartikel – so viele, wie Bestand gebucht ist. Im Verkaufslager führt HEROS jeden Artikel nur als Menge. Zu jedem Prüfartikel speichert HEROS:
- Seriennummer – Pflicht, wenn am Artikel das Kästchen Seriennummer gesetzt ist
- Baujahr
- Zustand – siehe unten
- Inventarnummer – Ihre eigene Kennung
- Bemerkung zum Zustand, etwa „Nähte prüfen“
Im Reiter Lagerorte klappen Sie die Zeile eines Artikels mit Prüfpflicht auf und sehen alle seine Prüfartikel in diesem Lager.
Die Nummer eines Prüfartikels
Damit eine Prüfung einem Prüfartikel eindeutig zugeordnet werden kann, gilt in jedem Lager mit Prüfpflicht:
- Jeder Prüfartikel hat mindestens eine Nummer: Seriennummer oder Inventarnummer.
- Hat der Artikel das Kästchen Seriennummer, ist die Seriennummer Pflicht. Eine Inventarnummer ersetzt sie dann nicht.
- Eine Seriennummer mit „?“ zählt nicht als Nummer.
- Die Kombination aus Seriennummer, Baujahr und Inventarnummer gibt es je Artikel nur einmal. Verglichen wird mit allen eigenen Lagern mit Prüfpflicht, bei Kundensets nur mit den Sets desselben Kunden. Bei einer neu erfassten Nummer in einem eigenen Lager zählen auch die Prüfartikel mit, die per Lieferschein ausgeliefert wurden.
Die Inventarnummer brauchen Sie also nur, wenn die Seriennummer fehlt oder mehrfach vorkommt – etwa bei Karabinern, die nur eine Chargennummer tragen. Prüfartikel mit „fehlt“ oder „entsorgen“ zählen beim Vergleich nicht mit. Im Verkaufslager gilt die Regel nicht. Geprüft wird sie bei der Entnahme und bei der Inventur.
Die Zustände
Den Zustand legen Sie bei der Prüfinventur je Prüfartikel fest. Zustände gibt es nur bei Artikeln mit Prüfpflicht; bei Artikeln nur mit Seriennummer fragt die Inventur nur „vorhanden“ oder „fehlt“. Welche Stufe Sie wann wählen, regelt Ihre Prüfanweisung. In HEROS wirken die Stufen so:
| Zustand | Wirkung in HEROS |
|---|---|
| neuwertig | Bleibt im Bestand, im Prüfprotokoll grün markiert. |
| gut | Bleibt im Bestand, im Prüfprotokoll grün markiert. |
| überwachen | Bleibt im Bestand, im Prüfprotokoll orange markiert. |
| entsorgen | Verlässt mit der Buchung den Bestand – außer in Kundensets, dort bleibt der Prüfartikel stehen. |
| fehlt | Verlässt mit der Buchung den Bestand. |
Prüfartikel mit „fehlt“ oder „entsorgen“ blendet HEROS in der Bestandsliste und in der Lagerliste aus. Nur in der Bestandsliste eines Kundensets bleiben Prüfartikel mit „entsorgen“ sichtbar. Nach der Prüfinventur bietet HEROS an, fehlende Prüfartikel gleich aus dem Verkaufslager zu ersetzen. Mehr dazu
Einen Prüfartikel finden
Ein Kollege nennt Ihnen nur eine Seriennummer? Klicken Sie im Menüband auf Identifizieren. Das Fenster „Prüfartikel suchen“ listet alle Prüfartikel von Artikeln mit Prüfpflicht mit:
- Seriennummer, Bezeichnung, Baujahr, Zustand und Inventarnummer
- Ort (bei LS Kunde) – das Lager oder, bei einem Lieferschein, der Kunde
- Beleg und Erfasst – auf welchem Beleg und an welchem Tag der Prüfartikel erfasst wurde
Oben im Fenster suchen Sie nach Seriennummer, Bezeichnung oder Inventarnummer. Ein Prüfartikel erscheint dabei mehrfach, wenn er auf mehreren Belegen steht – etwa auf jeder Prüfinventur. So sehen Sie, wann er in welchem Zustand war.
Direkt vom Prüfartikel aus
In der aufgeklappten Bestandsliste eines Lagers klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Prüfartikel und wählen Identifizieren (anhand Seriennummer). Dann zeigt HEROS nur die Prüfartikel dieses Artikels mit dieser Seriennummer.
Zuweisen und umbuchen
Jede Bewegung zwischen zwei Lagern ist eine Entnahme: neue PSA aus dem Verkaufslager in ein Mitarbeiterset, eine Projektkiste zurück ins Verkaufslager oder ein Gurt von einem Set ins andere. Dafür brauchen Sie das Recht Entnahme.
- Im Lagerbaum das Lager wählen, aus dem die Ware kommt.
- Im Menüband auf Entnahme klicken. Das Fenster „Artikel zwischen Lagern buchen (Entnahme)“ öffnet sich; Von Lagerort ist schon gesetzt.
- Unter An Lagerort das Ziel wählen.
- Mit Auswählen die Artikel übernehmen. Bei Artikeln, die nicht einzeln geführt werden, die Menge eintragen.
- Bei Artikeln mit Kästchen Seriennummer oder Prüfpflicht die Prüfartikel festlegen:
- Aus dem Verkaufslager: Mit Hinzufügen legen Sie je Prüfartikel eine Zeile an und tragen Seriennummer, Baujahr und bei Bedarf die Inventarnummer ein.
- Aus einem Set oder einer Kiste: Mit Hinzufügen wählen Sie im Fenster „Prüfartikel auswählen“ die vorhandenen Prüfartikel aus. Stehen dort mehr Prüfartikel als Bestand, heißt das Fenster „Prüfartikel auswählen (höchstens …)“ und übernimmt nur so viele, wie Bestand gebucht ist.
- Fehlt einem Prüfartikel die Nummer, tragen Sie Seriennummer oder Inventarnummer direkt in seiner Zeile ein. Rot markiert sind Prüfartikel ohne Nummer und fehlende Pflicht-Seriennummern.
- Buchen & Schließen klicken. HEROS legt einen Entnahmebeleg an und öffnet ihn zum Drucken.
Mit Entfernen nehmen Sie einen Prüfartikel wieder von der Liste; ein ausgewählter bleibt dann im Bestand des Quelllagers. Details einblenden und Details ausblenden klappen die Prüfartikel aller Zeilen auf und zu.
Steht ein bewegter Prüfartikel mit derselben Nummer auch an einem anderen Lagerort, fragt HEROS unter „Prüfartikel doppelt“ nach. Ist es ein anderes Stück, tragen Sie eine Inventarnummer ein. Ist es dasselbe, buchen Sie mit Ja und bereinigen den anderen Lagerort bei seiner nächsten Inventur.
Was die Entnahme nicht zulässt
- Aus dem Verkaufslager nur mit vollständigen Seriennummern – Platzhalter wie „?“ lehnt HEROS ab.
- In ein Lager mit Prüfpflicht keine Prüfartikel ohne Nummer und keine neu erfasste oder geänderte Kombination aus Seriennummer, Baujahr und Inventarnummer, die es für den Artikel schon gibt. Die Meldung „Buchung nicht möglich“ nennt Artikel und Fundstelle. Zur Regel
- Kein Artikel mit Prüfpflicht aus einem Set, in dem für ihn noch kein Prüfartikel erfasst ist. HEROS meldet „Entnahme nicht möglich“; führen Sie dort zuerst eine Inventur bzw. Prüfung durch.
- Keine negativen Mengen. Fund und Schwund gehören in die Korrekturbuchung.
- Keine Entnahme aus einem Lager, an dem gerade eine Inventur läuft; gesperrte Lager stehen auch nicht als Ziel zur Wahl.
- Am selben Lager immer nur eine Entnahme gleichzeitig.
Bucht eine Entnahme aus dem Verkaufslager heraus, sinkt der verkaufsfähige Bestand; bucht sie hinein, steigt er.