Vorgänge und Belege
Drucken, versenden, E-Rechnung
Mit „Drucken & versenden“ wird aus dem Entwurf ein fertiger Beleg mit Nummer. Danach drucken Sie ihn, senden ihn per E-Mail oder übermitteln ihn als E-Rechnung.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Buchhaltung & Belege
Drucken & versenden
- Im Belegfenster auf Drucken & versenden klicken.
- HEROS prüft den Beleg: Fehlt ein Zeilentext, bricht es ab. Wo nötig, fragt es nach: fehlende Versandkosten, optionale Positionen auf einer Rechnung, Teil- oder Endrechnung bei offenen Projektterminen.
- HEROS vergibt die Belegnummer, setzt das Belegdatum auf heute und den Status auf „versandt“. Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften stehen auf „gebucht“, wenn Ihr Betrieb sie automatisch in die Buchhaltung übernimmt.
- Das Belegfenster schließt sich, die Druckvorschau öffnet sich.
Hat der Vorgang ein Leistungsverzeichnis und haben Sie unter LEISTUNGSVERZEICHNIS nicht Nicht mitdrucken gewählt, hängt HEROS es hinten an.
Das PDF ist gesichert
Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften legt HEROS beim Drucken als PDF am Beleg ab und versiegelt es nach GoBD: Es lässt sich nicht mehr ändern oder löschen. Welche Belegarten so gesichert werden, zeigt im Programmmenü StammdatenBelegtypen der Haken GoBD-Option.
Die Druckvorschau
Im Fenster „Druck- & Versandvorschau“ drucken oder exportieren Sie den Beleg wie gewohnt über das Menüband. Mit dem Knopf mit dem Briefumschlag senden Sie ihn per E-Mail. Andere Druckvorlagen und das Bearbeiten des Layouts beschreibt das Kapitel Verwaltung.
Per E-Mail senden
- In der Druckvorschau auf den Briefumschlag klicken.
- Das E-Mail-Fenster von HEROS öffnet sich mit dem PDF als Anlage. Der Betreff lautet „Belegart Ihre Firma“, der Text beginnt mit der Anrede des Ansprechpartners und dem E-Mail-Text der Belegart.
- Empfänger prüfen, bei Bedarf über An..., Cc... oder Bcc... ergänzen.
- Senden klicken.
Den Empfänger schlägt HEROS so vor:
- Rechnung, Rechnungskorrektur, Gutschrift: zuerst die E-Mail-Adresse der Rechnungsadresse, dann die der Belegadresse, dann den Ansprechpartner, zuletzt die Hauptadresse des Kontakts.
- Alle anderen Belege: zuerst den Ansprechpartner, dann die Belegadresse, dann die Hauptadresse.
Hinterlegen Sie für Kunden mit eigener Buchhaltungsadresse deshalb im Kontakt eine Rechnungsadresse mit E-Mail.
Einen gedruckten Beleg öffnen oder ändern
- Ansehen: In der Belegliste des Vorgangs doppelt auf den Beleg klicken oder mit der rechten Maustaste Druckansicht wählen. HEROS öffnet das gespeicherte PDF. Ein Entwurf öffnet sich dagegen zum Bearbeiten.
- Ändern: Rechte Maustaste, Bearbeiten. Drucken Sie erneut, fragt HEROS „Dieser Beleg wurde bereits erstellt. Möchten Sie ihn in geänderter Form nochmals erzeugen?“ Die Belegnummer bleibt, das neue PDF wird eine weitere Fassung; die alte bleibt erhalten und steht in der Dokumenthistorie.
- Ein versandtes Angebot wird beim Bearbeiten zu einem neuen Angebot mit neuer Nummer – siehe Angebot überarbeiten.
- Lieferscheine und Rechnungskorrekturen lassen sich nach dem Druck nicht mehr ändern.
Rechnungen nicht nachträglich ändern
Eine Rechnung dürfen Sie nur ändern, solange sie den Kunden noch nicht erreicht hat. HEROS weist beim erneuten Drucken darauf hin. Ist sie schon verschickt, korrigieren Sie sie mit einer Rechnungskorrektur.
E-Rechnung
HEROS erzeugt E-Rechnungen für Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften, und zwar beim Drucken. Welches Format ein Kunde bekommt, steht in seinem Kontakt.
Am Kontakt einstellen
Im Kontakt unter Buchhaltung wählen Sie im Feld E-Rechnung:
| Auswahl | Ergebnis |
|---|---|
| Keine E-Rechnung | Ein normales PDF |
| Factur-X (B2B) | Ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten (Factur-X/ZUGFeRD). Dieses PDF ist die E-Rechnung; Sie versenden es ganz normal per E-Mail. Neue Kontakte stehen auf dieser Auswahl. |
| XRechnung (öffentlicher Auftraggeber) | Zusätzlich eine XRechnung-Datei für Behörden. Dafür ist die Leitweg-ID Pflicht, die der Auftraggeber vorgibt. |
Voraussetzungen
- Im Programmmenü unter StammdatenGlobale Einstellungen ist bei genau einem Bankkonto der Haken in der Spalte RE gesetzt, mit gültiger IBAN und BIC.
- Unter StammdatenFirmenangaben sind Ihre USt-ID oder Ihre Steuernummer eingetragen.
- Der Beleg hat Positionen.
- Für XRechnung: die Leitweg-ID am Kontakt. Für den Versand an die Behörde brauchen Sie zusätzlich Ihre OZG-RE-Adresse (siehe unten).
Fehlt eine Voraussetzung …
… erzeugt HEROS ohne Meldung ein gewöhnliches PDF ohne E-Rechnungsdaten. Prüfen Sie die Einstellungen deshalb, bevor Sie die erste E-Rechnung verschicken.
XRechnung an Behörden
Behörden erhalten die XRechnung über die Plattform OZG-RE des Bundes. Einmalig richten Sie dafür ein:
- Im Programmmenü StammdatenGlobale Einstellungen öffnen, Bereich E-RECHNUNG / OZG-RE (Pflicht für XRechnung).
- Unter OZG-RE-Eingang Ihre eigene Einreichungsadresse eintragen. Sie erhalten sie nach der Registrierung bei der OZG-RE. Es ist nicht die Adresse der Behörde – die OZG-RE leitet die Rechnung anhand der Leitweg-ID weiter.
- Beim Kontakt der Behörde XRechnung (öffentlicher Auftraggeber) wählen und die Leitweg-ID eintragen.
So versenden Sie eine XRechnung:
- Rechnung wie gewohnt mit Drucken & versenden erzeugen. HEROS legt neben dem PDF die XRechnung-Datei als eigenes Dokument am Beleg ab.
- In der Druckvorschau auf den Briefumschlag klicken. Die E-Mail geht an Ihre OZG-RE-Adresse, einzige Anlage ist die XRechnung-Datei. Die E-Mail-Adresse der Behörde steht zur Information in Bcc.
- Senden klicken. Fügen Sie keine weiteren Anlagen hinzu – die OZG-RE würde die Einreichung sonst ablehnen.
Fehlt etwas, meldet HEROS „XRechnung-Versand nicht möglich“ und nennt den Grund. Gibt es die XRechnung-Datei schon, bietet HEROS an, sie zu speichern – dann laden Sie sie selbst im Portal der Behörde hoch. Andernfalls ergänzen Sie die Angaben und drucken die Rechnung erneut.