Finanzen und Buchhaltung
Bankkonten und FinTS
HEROS holt Ihre Kontoumsätze per FinTS direkt von der Bank. Einmal eingerichtet, genügt ein Klick auf Sync – und gegebenenfalls eine Freigabe in Ihrer Banking-App.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Buchhaltung & Belege
Welche Konten es gibt
Jedes Konto hat einen Typ. Nur Girokonten sprechen per FinTS mit der Bank, die anderen Typen pflegen Sie per Datei oder von Hand.
| Typ | Wofür |
|---|---|
| Giro (FinTS) | Bankkonto mit Onlinebanking – Umsätze abrufen und überweisen |
| Kreditkarte | Kreditkartenabrechnung, Einlesen per CSV-Datei |
| Verrechnung | Umbuchungen zwischen eigenen Konten |
| Kasse | Bargeld – Ein- und Auszahlungen erfassen Sie selbst |
| PayPal-artig | Konten bei Zahlungsdiensten |
Bankzugang einrichten
- Programmmenü (Knopf ganz links im Menüband) öffnen, StammdatenGlobale Einstellungen.
- Im Bereich FINANZEN unter EIGENE BANKKONTEN auf Bankzugang einrichten… klicken.
- Es öffnet sich der Einrichtungsassistent für FinTS. Wählen Sie Ihre Bank, geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und führen Sie die Synchronisierung mit der Bank bis zum Ende durch.
- HEROS legt für jedes Konto, das die Bank meldet, eine Zeile an und bestätigt „FinTS-Zugang für … eingerichtet.“ Gibt es zur IBAN schon ein Konto, verknüpft HEROS den Zugang damit, statt ein zweites anzulegen.
- In der Spalte PIN* Ihre PIN eintragen, die Zeile prüfen und oben rechts Speichern klicken.
Synchronisierung nicht abbrechen
Beenden Sie den Assistenten ohne Synchronisierung, legt HEROS kein Konto an. Starten Sie die Einrichtung dann erneut.
Ein bestehendes Girokonto richten Sie über den Knopf Einrichten… in seiner Zeile neu ein. Ein grüner Haken in der Spalte FinTS zeigt, dass der Zugang eingerichtet ist. Kreditkarte, Kasse und andere Konten legen Sie mit Konto manuell anlegen an. Konto löschen blendet ein Konto aus – bereits importierte Umsätze und Buchungen bleiben erhalten.
Die Spalten der Kontenliste
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung*, Typ* | Name des Kontos in HEROS und seine Art |
| Kreditinstitut*, IBAN* | Bank und Kontonummer (bei Girokonten Pflicht) |
| RE | Rechnungskonto: Seine IBAN steht in den elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD). Höchstens ein Konto darf den Haken tragen. |
| Sens. | Konto nicht allen Benutzern anzeigen. Neue Konten starten mit diesem Haken – entfernen Sie ihn bewusst, wenn alle das Konto sehen sollen. |
| Kennung ext. | Optional, z. B. die letzten vier Ziffern einer Kreditkarte |
| PIN* | Ihre Onlinebanking-PIN (nur Girokonten) |
Umsätze abrufen
- Im Modul Finanzen oben links über der Umsatzliste das Konto wählen.
- Oben rechts auf Sync klicken.
- Verlangt die Bank eine Freigabe, bestätigen Sie sie in Ihrer Banking-App oder geben die TAN ein – siehe unten.
- Die neuen Umsätze erscheinen in der Liste. Gibt es nichts Neues, meldet HEROS „Es liegen seit der letzten Abfrage keine neuen Umsätze … vor.“
HEROS fragt bei jedem Abruf auch die letzten Tage noch einmal ab, weil Banken rückwirkend buchen. Umsätze, die schon da sind, erkennt HEROS und legt sie nicht doppelt an. Den Knopf Sync sehen Sie nur mit dem Recht eBanking und nur bei Konten mit eingerichtetem FinTS-Zugang.
Freigabe mit TAN
Während der Verbindung steht im Hinweisfenster „ggfs. per PushTAN freigeben“. Braucht die Bank eine Eingabe, öffnet HEROS das Fenster Sicherheitsfreigabe:
- Oben steht der Text Ihrer Bank, sonst „Bitte Freigabe in Ihrer Banking-App bestätigen oder TAN eingeben.“ Bei photoTAN zeigt das Fenster die Grafik zum Scannen.
- Bestätigen Sie in der App – oder tippen Sie die TAN in das Feld TAN und klicken Bestätigen.
- Abbrechen bricht den Vorgang ab. Reagiert niemand, bricht HEROS nach Ablauf der Wartezeit von selbst ab.
Vorgemerkte Umsätze
Umsätze, die die Bank erst vorgemerkt hat, erscheinen blasser. Sie lassen sich noch nicht zuordnen. Sobald die Bank sie bucht, ersetzt HEROS sie beim nächsten Abruf durch den gebuchten Umsatz.
Kontostand und Salden
- Kontostände abfragen holt den aktuellen Saldo bei der Bank: „Der aktuelle Echtzeitsaldo des Kontos … beträgt …“.
- HEROS vergleicht beim Abruf die Salden der Bank mit der eigenen Liste. Passt etwas nicht, erscheint die Meldung Auszugssalden-Prüfung mit dem Datum und der Differenz.
- Beim allerersten Abruf braucht HEROS den Anfangssaldo von der Bank. Liefert die Bank ihn nicht, bricht HEROS mit „Eröffnungssaldo fehlt“ ab – wenden Sie sich dann an den Support.
- Mit F6 berechnen Sie die laufende Balance des gewählten Kontos neu. Die Einstellung Saldoanker in den Globalen Einstellungen verankert die laufende Balance automatisch an den Salden der Bank.
Kreditkarte per CSV einlesen
Für Kreditkartenkonten ohne FinTS-Zugang erscheint über der Umsatzliste der Knopf CSV. Im Fenster wählen Sie Bankkonto, Importprofil und die CSV-Datei – auch per Drag & Drop. Haben Sie die Datei schon einmal eingelesen, fragt HEROS nach. Zeilen, die schon importiert sind, überspringt HEROS.
Kasse
Für Bargeld legen Sie ein Konto vom Typ Kasse an. Wählen Sie es in der Umsatzliste und erfassen Sie per Rechtsklick Neue Einzahlung (F1) oder Neue Auszahlung (F2). Es öffnet sich das Zuordnungsfenster mit Datum, Betrag und Verwendungszweck. Einen falschen Eintrag nehmen Sie mit Eintrag streichen zurück – er bleibt durchgestrichen sichtbar. Ist er schon zugeordnet, löschen Sie zuerst die Zuordnung.
Wurde eine Rechnung bar bezahlt, wählen Sie sie in der Belegliste und klicken per Rechtsklick auf Barzahlung buchen.