Vorgänge und Belege
Einen Vorgang anlegen und führen
Kontakt wählen, Notiz oder ersten Beleg anlegen, speichern – fertig ist der Vorgang. Danach halten Wiedervorlage, Notizen, Adressen und Dokumente ihn auf dem aktuellen Stand.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Buchhaltung & Belege
Vorgang anlegen
- DASHBOARDNeuer Vorgang klicken. Das Fenster „Vorgang anlegen“ öffnet sich.
- Unter Kontakt den Kunden wählen. Die Liste zeigt Kunden, die nicht gesperrt sind. Inaktive Kontakte holen Sie über den Schalter Inaktive zeigen/verbergen am Auswahlfeld dazu.
- Einen Titel eintragen, bei Bedarf unter Fremdnr. die Nummer, unter der der Kunde den Auftrag führt.
- Eine Notiz anlegen oder unter Nächste Aktion den ersten Beleg beginnen, etwa Angebot erstellen. HEROS fragt dann „Speichern erforderlich“ und speichert den Vorgang vorher.
- Speichern klicken. Ab jetzt hat der Vorgang seine Nummer.
Speichern ist grau?
Ein neuer Vorgang lässt sich erst speichern, wenn er mindestens eine Notiz oder einen Beleg hat. Legen Sie also zuerst eine Notiz an – oder beginnen Sie gleich den ersten Beleg.
Andere Wege zum Vorgang
- Beleg zuerst: Angebot erstellen, Auftrags- bestätigung oder Sofortrechnung im DASHBOARD oder im Reiter KONTAKTE (Gruppe Neu). Den Vorgang legt HEROS beim Speichern des Belegs selbst an.
- Kopie: einen bestehenden Vorgang kopieren – siehe Vorgang kopieren.
Kontakt wechseln
Solange der Vorgang noch keinen Beleg hat, können Sie den Kontakt frei wechseln. Danach ist das Feld gesperrt. Ist der gewählte Kontakt inaktiv, macht HEROS ihn beim Speichern wieder aktiv.
Wiedervorlage und Ausblenden
Die Wiedervorlage ist das Datum, an dem Sie sich den Vorgang wieder ansehen wollen. Die Liste Aufträge im Dashboard ist danach sortiert.
- Ein neuer Vorgang bekommt zwei Arbeitstage Wiedervorlage.
- Nach jedem gespeicherten Beleg setzt HEROS die Wiedervorlage neu: bei einem Entwurf auf den nächsten Arbeitstag, sonst passend zur Fälligkeit des Belegs.
- Mit dem Haken bis dahin ausblenden verschwindet der Vorgang bis zur Wiedervorlage aus der Liste und steht unter INAKTIVE.
- Schneller geht es im Dashboard mit der rechten Maustaste: Ausblenden bis... mit zur Wiedervorlage, morgen, in 1 Woche, in 1 Monat oder unbegrenzt. Zurück holen Sie ihn mit Einblenden....
Ist in den Globalen Einstellungen Bei RE ausblenden eingeschaltet, blendet HEROS einen Vorgang nach dem Druck der Rechnung aus, sobald nichts mehr abzurechnen ist.
Notizen
Notizen sind das Gedächtnis des Vorgangs. Eine neue Notiz legen Sie über das Plus-Symbol Neue Notiz an oder per Doppelklick in die leere Liste.
- Betreff und Text beschreiben die Absprache.
- Priorität: Niedrig, Normal, Mittel, Hoch oder Erledigt.
- Bearbeiter gibt an, wer den Vorgang weiterbearbeiten soll. Mit Info senden bekommt er beim Speichern eine Kurznachricht.
Die jüngste Notiz bestimmt, wer im Dashboard als Verantwortlich steht und welche Priorität der Vorgang zeigt. Ihren Betreff zeigt die Spalte Notiz (Schnellnotiz).
Notizen sind Nachweise
Bearbeiten und löschen können Sie nur eigene Notizen und nur in den ersten 30 Minuten nach dem Anlegen. Danach ergänzen Sie eine neue Notiz.
Die Schnellnotiz unter den Notizen ist ein freies Textfeld. Sie erscheint direkt in der Vorgangsübersicht des Dashboards – gut für einen Satz zum aktuellen Stand.
Adressen
Unter Adressen stehen die Orte, die nur für diesen Auftrag gelten. Über das Plus-Symbol Neue Vorgangsadresse legen Sie eine an und wählen den Typ: Treffpunkt, Einsatzort, Hotel oder Sonstiges. Die Adressen des Kontakts selbst pflegen Sie im Kontakt – siehe Kontakte und Personen.
Leistungen
Unter Leistungen pflegen Sie das Leistungsverzeichnis des Auftrags. HEROS druckt es zusammen mit Angebot und Auftragsbestätigung aus, solange Sie im Belegfenster unter LEISTUNGSVERZEICHNIS nicht Nicht mitdrucken wählen. Ein vorhandenes Verzeichnis übertragen Sie im Dashboard mit der rechten Maustaste: LV kopieren am einen, LV einfügen am anderen Vorgang.
Dokumente
Ziehen Sie Dateien einfach in die Ablage unten im Vorgangsfenster („Dokumente per Drag & Drop hier ablegen“) oder wählen Sie mit der rechten Maustaste Dokument hinzufügen. Neue Dateien tragen die Marke NEU und gehen erst beim Speichern des Vorgangs auf den Dokumentenserver.
Die PDFs gedruckter Belege legt HEROS am Beleg ab, nicht in dieser Ablage; Sie öffnen sie per Doppelklick in der Belegliste. Über Dokumenthistorie sehen Sie, welche Fassungen es von einem Dokument gibt.
Kategoriefarbe und Korrespondenz
- Kategoriefarbe färbt den Vorgang; die Farbe übernehmen auch seine Termine im Kalender. Keine Kategorie nimmt sie zurück.
- Korrespondenz erstellen beginnt einen Brief an den Kontakt dieses Vorgangs.
Vorgang kopieren
Für einen ähnlichen Auftrag kopieren Sie einen bestehenden Verkaufsvorgang: im Dashboard mit der rechten Maustaste Kopie erzeugen oder im Reiter KONTAKTE, Gruppe Vorgang.
- Im Fenster „Vorgangskopie erstellen“ Kontakt und Titel prüfen.
- Unter KOPIEREN ankreuzen, was mitkommen soll: Notizen, Adressen, Leistungen.
- Unter BELEGKOPIE VON wählen, welcher Beleg als Vorlage dient: nichts kopieren, Angebot, Auftragsbestätigung oder Sofortrechnung – je nachdem, was der alte Vorgang enthält.
- Kopieren klicken. Der neue Vorgang wird sofort angelegt. Haben Sie einen Beleg gewählt, öffnet HEROS dazu gleich ein neues Belegfenster mit dessen Positionen: aus Angebot oder Auftragsbestätigung ein Angebot, aus einer Sofortrechnung eine Sofortrechnung.
Die Schnellnotiz des neuen Vorgangs lautet „Kopie von …“ mit der alten Vorgangsnummer.
Ist der Kontakt inaktiv, aktiviert HEROS ihn dabei. Ein gesperrter Kontakt muss zuerst im Modul Kontakte entsperrt werden.