Finanzen und Buchhaltung
Überweisungsassistent
Offene Eingangsrechnungen bezahlen oder frei überweisen – direkt aus HEROS, sofort, in Echtzeit oder zum Termin. Die Bank prüft den Empfänger, Sie geben mit TAN frei.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Buchhaltung & Belege
Voraussetzungen
- Ihr Benutzer hat das Recht eBanking. Ohne dieses Recht fehlt der Knopf im Menüband.
- Für das Konto, von dem Sie überweisen, ist ein FinTS-Zugang eingerichtet – siehe Bankzugang einrichten.
Eine Rechnung bezahlen
- Im Modul Finanzen auf FINANZENÜberweisungs- Assistent klicken.
- Im Reiter Offene Rechnungen die Rechnung wählen. Die Liste ist nach Fällig sortiert.
- HEROS füllt rechts das Formular: Zahlungsempfänger, IBAN, BIC/Swift-Code, Betrag in € und Kundenreferenz - Verwendungszweck mit der Rechnungsnummer des Lieferanten und dem Rechnungsdatum.
- Hat die Rechnung Skonto, steht neben dem Betrag das Kästchen Skonto. Es ist angehakt, solange die Skontofrist noch über den nächsten Werktag hinaus läuft; der Betrag ist dann schon gekürzt.
- Unter Bezogenes Konto das eigene Konto wählen.
- Überweisung ausführen klicken und bei der Bank freigeben.
- HEROS meldet „SEPA-Überweisung erfolgreich übermittelt.“ und nimmt die Rechnung aus der Liste.
In der Liste stehen Eingangsrechnungen mit einem Rechnungsdatum in den letzten drei Monaten und der Zahlart Überweisung, Sonstige oder ohne Zahlart. Rechnungen, die per Lastschrift, Karte oder Zahlungsdienst bezahlt werden, erscheinen nicht. Erstattungen an Kunden aus einer Rechnungskorrektur stehen ebenfalls hier, sobald die ursprüngliche Rechnung bezahlt ist. Ist nichts mehr offen, zeigt das Fenster „Es sind zurzeit alle anstehenden Überweisungen erledigt.“
Freie Überweisung
Für Zahlungen ohne Rechnung – Auslagenerstattung, Vorschuss, Finanzamt, Krankenkasse oder eine Umbuchung zwischen eigenen Konten – wechseln Sie in den Reiter Freie Überweisung.
- Empfänger in der Liste suchen. Die Spalte Art zeigt Kontakt, Mitarbeiter oder Eigenes Konto. Sie können Name und IBAN auch frei eintippen.
- Betrag und Verwendungszweck eintragen, Überweisung ausführen.
- Das Fenster bleibt offen, Betrag und Verwendungszweck sind wieder leer – bereit für die nächste Zahlung.
Ein Wechsel des Reiters leert das Formular. Kommt eine freie Überweisung später auf dem Kontoauszug an, ordnen Sie sie wie jeden anderen Umsatz von Hand zu – HEROS schlägt sie nicht automatisch vor.
Sofort, Echtzeit oder Termin
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Ausführung am leer | „sobald möglich“ – normale SEPA-Überweisung |
| Ausführung am mit Datum | Terminierte Überweisung. HEROS meldet „Terminierte Überweisung übermittelt (Ausführung am …).“ Liegt das Datum außerhalb dessen, was Ihre Bank zulässt, nennt die Meldung den frühesten oder spätesten Termin. |
| Schalter Echtzeit | Echtzeitüberweisung, das Datumsfeld verschwindet. Bietet Ihre Bank das nicht an, meldet HEROS „Echtzeitüberweisung wird von der Bank nicht unterstützt.“ |
IBAN und Empfängerprüfung
Der Knopf Überweisung ausführen wird erst aktiv, wenn ein Empfängername, eine gültige IBAN, ein Betrag über null und die erste Zeile des Verwendungszwecks eingetragen sind.
- IBAN: HEROS prüft Prüfziffer und Länge für das jeweilige Land und zeigt einen Fehler direkt am Feld.
- BIC: freiwillig. Tragen Sie eine ein, muss sie 8 oder 11 Zeichen haben. Bei deutschen IBANs füllt HEROS BIC und Bankname selbst, sofern die Bank in seiner Institutsliste steht. Ein leeres BIC-Feld ist normal und kein Fehler.
Vor der Ausführung gleicht Ihre Bank den Empfängernamen mit dem Kontoinhaber ab. Weicht er ab, öffnet HEROS das Fenster Empfängerprüfung der Bank:
- „Der Empfängername weicht von der Schreibweise des Kontoinhabers ab.“ – Sie sehen den Kontoinhaber laut Bank und können mit Kontoinhaber-Namen im Kontakt speichern die richtige Schreibweise übernehmen.
- „Der angegebene Empfängername stimmt NICHT mit dem Inhaber des Kontos überein.“ – Voreingestellt ist Abbrechen. Klicken Sie Trotzdem ausführen nur, wenn Sie den Empfänger sicher kennen.
Freigabe und Rückmeldungen
Die Freigabe läuft wie beim Kontoabruf über Ihre Banking-App oder das Fenster Sicherheitsfreigabe – siehe Freigabe mit TAN.
- Überweisung abgebrochen. – Sie haben die Freigabe abgebrochen oder nicht bestätigt.
- Auftrag nicht ausgeführt – die Bank hat abgelehnt, der Grund steht in der Meldung.
- „Die Bank hat keine eindeutige Bestätigung für den Auftrag geliefert.“ – Prüfen Sie die Umsätze des Kontos, bevor Sie die Überweisung wiederholen.
Was HEROS danach speichert
- Die Rechnung gilt als überwiesen, ihr Statussymbol in der Belegliste wechselt sofort.
- Bankverbindung: Hat der Kontakt noch keine IBAN, speichert HEROS die verwendete still. Weicht die IBAN von der hinterlegten ab, fragt HEROS „Bankverbindung aktualisieren?“. Mit Nein bleibt es eine einmalige Umleitung, und am Kontakt ändert sich nichts. Bei Mitarbeitenden gilt dieselbe Rückfrage.
- HEROS merkt sich die Referenz der Überweisung. Erscheint die Abbuchung auf dem Kontoauszug, erkennt der Zahlungsabgleich sie daran.
Nicht im Assistenten
HEROS erzeugt keine SEPA-Lastschriften und keine Daueraufträge. Wiederkehrende Zahlungen richten Sie in Ihrem Onlinebanking ein.