Verwaltung
Benutzer anlegen und sperren
Jeder Benutzer gehört zu genau einem Mitarbeiter. Sie legen ihn in der Benutzerverwaltung an, vergeben Anmeldename und Passwort und sperren ihn, wenn jemand keinen Zugang mehr haben soll.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Warum HEROS
Bevor Sie beginnen
- Sie brauchen die Rechte Backend und Benutzer. Dann öffnen Sie im Programmmenü (Knopf ganz links im Menüband) den Reiter Benutzer. Oben steht BENUTZERVERWALTUNG.
- Ein Benutzer ohne Mitarbeiter geht nicht. Die Liste links zeigt Mitarbeiter, nicht Benutzer. Legen Sie eine neue Person deshalb zuerst als Mitarbeiter an: PERSONENAnlegenMitarbeiter. Mehr dazu im Kapitel Kontakte und Personen.
- Über diese Verknüpfung weiß HEROS, wessen Zeitkonto, Termine und Dokumente zu einem Benutzer gehören. Jeder Mitarbeiter hat höchstens einen Benutzer.
Die Liste lesen
- Spalte Mitarbeiter: der Name. Spalte Benutzer: der Kurzname – oder <n.a.>, wenn es noch keinen Benutzer gibt.
- Nur aktive Mitarbeiter anzeigen blendet Mitarbeiter aus, deren Anstellung beendet ist.
- Auch Gesperrte anzeigen blendet gesperrte Benutzer ein. Sie stehen durchgestrichen in der Liste.
- Subunternehmer erscheinen nur, wenn sie schon einen Benutzer haben.
Benutzer anlegen
- Links den Mitarbeiter anklicken. Rechts steht dann „Um diesen Mitarbeiter als Benutzer für HEROS™ anzulegen, klicken Sie links unten bitte auf "Anlegen".“
- Unten links auf Anlegen klicken. HEROS schlägt als Log-Name den Nachnamen und als Kurzname den Vornamen vor. Gibt es den Kurznamen schon, hängt HEROS eine Zahl an.
- Im Bereich ALLGEMEIN die Angaben prüfen und das Passwort eintragen (siehe Tabelle).
- Die Rechte einstellen – Rechte vergeben.
- Unten auf Speichern klicken.
| Feld | Bedeutung und Regeln |
|---|---|
| Log-Name | Der Name, mit dem sich die Person anmeldet. Mindestens 3, höchstens 23 Zeichen, im ganzen System nur einmal vergeben. |
| Neues Passwort | Beim Anlegen Pflicht: mindestens 5, höchstens 16 Zeichen. Neben dem Feld zeigt HEROS, wie stark das Passwort ist. |
| Kurzname | „Der im System angezeigte Name“, etwa in Auswahllisten. Höchstens 15 Zeichen. |
Ein neuer Benutzer startet mit diesen Rechten: Kalender anzeigen, Kursformular und Einsatzplanung bearbeiten, Lager anzeigen. Termine anderer Personen verschieben darf er zunächst nicht.
Speichern bleibt grau?
Gespeichert wird erst, wenn alle Benutzer in der Liste gültig sind: jeder Log-Name hat mindestens 3 Zeichen, jeder neue Benutzer ein Passwort mit mindestens 5 Zeichen. Sie können mehrere Benutzer nacheinander bearbeiten und alles mit einem Klick speichern.
Meldungen beim Log-Name
- Mindestens 3 Zeichen – der Log-Name ist zu kurz.
- Login-Name bereits vorhanden – den Namen hat schon ein anderer Benutzer.
- Folgende Login-Namen sind bereits vergeben – beim Speichern prüft HEROS noch einmal alle Benutzer, auch gesperrte und ausgeblendete. Ändern Sie die genannten Namen und speichern Sie erneut.
Passwort neu setzen
Hat jemand sein Passwort vergessen, setzen Sie ein neues:
- Den Mitarbeiter in der Liste anklicken.
- Unter Neues Passwort das neue Passwort eintragen.
- Speichern klicken. Auf anderen Rechnern, auf denen HEROS schon läuft, gilt das neue Passwort erst nach einem Neustart von HEROS.
Geben Sie das Passwort auf einem sicheren Weg weiter. Für das Passwort des Hauptverwalters gibt es eine eigene Regel – Passwort vergessen.
Benutzer sperren und entsperren
Benutzer werden in HEROS nicht gelöscht, sondern gesperrt. So bleibt erhalten, wer was angelegt oder geändert hat.
- Den Mitarbeiter in der Liste anklicken.
- Unten links auf Sperren klicken. Der Benutzer verschwindet aus der Liste, sofern Auch Gesperrte anzeigen nicht angekreuzt ist.
- Speichern klicken.
Ein gesperrter Benutzer kann sich nicht mehr anmelden und erscheint nicht mehr in den Benutzer-Auswahllisten. Auf anderen Rechnern, auf denen HEROS schon läuft, gilt die Sperre erst nach einem Neustart von HEROS. Zum Entsperren kreuzen Sie Auch Gesperrte anzeigen an, wählen den Benutzer und klicken auf Entsperren und Speichern.
Sperren ist grau?
Ihren eigenen Benutzer können Sie nicht sperren, den Hauptverwalter auch nicht – Hauptverwalter und letzte Verwalter.
Wenn jemand das Unternehmen verlässt
HEROS sperrt den Benutzer beim Austritt nicht von selbst – auch dann nicht, wenn im Mitarbeiter-Datensatz das Ende der Anstellung eingetragen ist. Sperren Sie den Benutzer deshalb selbst, sobald die Person keinen Zugang mehr haben soll. Hatte sie Verwaltungsrechte, berechtigen Sie vorher eine Nachfolgerin oder einen Nachfolger – Der letzte Verwalter eines Rechts. Was jemand als Vorgesetzter im Zeitkonto sehen und genehmigen durfte, endet dagegen von selbst mit dem letzten Arbeitstag.