Kalender und Planung
Kurse im Kalender
Der ganze Schulungsablauf läuft auf dem Kurstermin: Kurs anlegen, Teilnehmer buchen, Anmeldebestätigung, Teilnehmerliste, bestanden und Zertifikate drucken.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Planung & Projekte
Einen neuen Kurstermin anlegen
- Rechts die Liste Kurse allgemein öffnen.
- Den Kurs auf die Zeile der Ausbilderin oder des Ausbilders ziehen, am ersten Kurstag.
- Bei mehrtägigen Kursen über ein Wochenende fragt HEROS, ob Wochenendtage übersprungen werden sollen. Feiertage überspringt es ebenfalls.
- Der Kurs erscheint als „Kurztitel (0/Max)“ – null gebuchte von maximal möglichen Plätzen.
Ist die Person nicht als Ausbilder hinterlegt, fragt HEROS nach („Kein Ausbilder“). Auf Subunternehmer-Zeilen lassen sich keine Kurse anlegen.
Verkaufte Kursplätze setzen
Haben Kunden Kursplätze gekauft, ohne dass schon ein Termin feststeht, erscheinen sie rechts unter Kurstermine setzen, nach Firmen gruppiert – etwa „SZP 1 (3x Modul)“.
- Den Eintrag auf die Zeile des Ausbilders am gewünschten Tag ziehen.
- Gibt es dort noch keinen passenden Kurs, legt HEROS einen neuen an und bucht die Plätze hinein. Gibt es genau einen, kommen die Plätze ohne Rückfrage dazu.
- Gibt es mehrere, fragt HEROS im Fenster Mehrere Termine gefunden: Buchung hinzufügen zu einem der Kurse oder Neuen Kurs anlegen. Jeder Eintrag zeigt Ausbilder, Uhrzeit und Belegung.
Mit Tasten schneller
- Umschalt beim Ablegen: nur einen Teilnehmer buchen statt aller Plätze.
- Alt beim Ablegen: immer einen neuen Kurs anlegen.
Wichtig: Maßgeblich ist die Zeile, auf der Sie ablegen. Derselbe Kurs bei einem anderen Ausbilder ist für HEROS ein anderer Kurs. Ist ein Kurs voll, meldet HEROS „Der gewählte Kurs ist ausgebucht“.
Kurse verschieben
Einen Kurs verschieben Sie im Kalender nur innerhalb seiner Zeile, also auf einen anderen Tag. Einen anderen Ausbilder tragen Sie im Kursformular ein.
Hängen Teilnehmer, Plätze ohne Namen, noch nicht berechnete Stornogebühren oder offene Web-Anfragen an der Schulung, fragt HEROS vor dem Verschieben auf einen anderen Tag nach („Schulung verschieben“) und nennt je Firma, was daran hängt. Bei mehrtägigen Kursen wandert nur der Tag, den Sie ziehen („Schulungstag verschieben“); die übrigen Kurstage bleiben stehen.
Das Kursformular
Ein Doppelklick auf den Kurs öffnet „Schulung … bearbeiten“. Oben stehen Ort, Ausbilder (leer bedeutet „<extern>“), wo der Kurs angezeigt wird, und die Belegung „Buchungen (n/Max)“. Leitet der Ausbilder an einem Kurstag schon eine andere Schulung, zeigt ein Warndreieck „Auch Ausbilder: …“.
Das Menüband des Formulars, Reiter BUCHUNGEN:
| Gruppe | Knöpfe |
|---|---|
| Speichern | Speichern & Schließen, Nur Speichern |
| Teilnehmer | Zuweisen, Bearbeiten, Mitarbeiter hinzufügen, Stornieren bzw. Storno bearbeiten, Buchung löschen |
| Aktionen | Anmeldebest. drucken, Teilnehmerliste drucken, Kursunterlagen anzeigen, Zertifikate drucken, Labels drucken, Ausweise drucken |
Zertifikate, Labels und Ausweise drucken Sie nur bei eigenen Kursen. Bei Kursen mit Zertifizierung durch externe Prüfer entfallen diese Knöpfe, weil die Prüfung extern läuft.
Der Ablauf Schritt für Schritt
- Teilnehmer buchen: Mit Zuweisen ordnen Sie gebuchten Plätzen Personen zu; eigene Leute fügen Sie mit Mitarbeiter hinzufügen hinzu. Die Ampel in der Spalte STATUS zeigt den Stand jeder Buchung.
- Anmeldebestätigung: Anmeldebest. drucken öffnet eine Liste je Firma mit dem E-Mail-Empfänger. Wählen Sie je Firma „Alle“, „Neue“ oder „Keine“. HEROS markiert die Buchungen als versandt.
- Teilnehmerliste: Teilnehmerliste drucken. Sind Vorkasse-Kunden dabei, meldet HEROS vorher „Vorkasse prüfen!“ mit den betroffenen Namen.
- Nach dem Kurs: In der Spalte ERFOLG – sie erscheint ab dem letzten Kurstag – „bestanden“ ankreuzen.
- Zertifikate, Labels, Ausweise: Die Knöpfe unter Aktionen drucken für alle, die bestanden haben. Ohne bestandene Teilnehmer meldet HEROS bei Zertifikaten und Labels „Keine Teilnehmer bestanden.“
Rechts neben der Liste sehen Sie für die markierte Buchung, ob Anmeldebestätigung, Zertifikat, Label und Ausweis schon erledigt sind, dazu eine Bemerkung. Mehr zu Kurskatalog, Zertifikaten und GWO steht im Kapitel Schulungen und Zertifikate.