Schulungen und Zertifikate
Kurstermin und Buchungen
Ein Kurstermin entsteht im Kalender. Im Kursformular geben Sie den gebuchten Plätzen Namen, stornieren, drucken Anmeldebestätigungen und Teilnehmerlisten.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Schulungs- und Zertifikatsmanagement
Einen Kurstermin anlegen
Kurstermine legen Sie im Modul Planung an, indem Sie einen Kurs aus der rechten Leiste in den Kalender ziehen. Dafür gibt es zwei Listen:
- Kurse allgemein – der Kurskatalog. Ziehen Sie einen Kurs auf die Zeile des Ausbilders, entsteht ein leerer Kurstermin. Im Kalender steht er als „Abkürzung (0/8)“: gebuchte Plätze und Höchstzahl.
- Kurstermine setzen – verkaufte Kurse, die noch keinen Termin haben, nach Firmen gegliedert, etwa „Abkürzung (3x Standard)“. Ziehen Sie einen Eintrag in den Kalender, legt HEROS den Termin an und bucht die verkauften Plätze gleich mit – noch ohne Namen. Liegt dort schon ein passender Kurstermin, kommen die Plätze in diesen Termin.
In Kurstermine setzen erscheint ein Kurs, sobald er in einer gedruckten oder versandten Auftragsbestätigung steht und noch freie Plätze hat. Eine AB im Entwurf zählt nicht: Erst die gedruckte oder versandte AB ist ein Vertrag, vorher wird kein Platz gebucht. Per Rechtsklick öffnen Sie den zugehörigen Vorgang. Alles Weitere zum Ziehen – Rückfragen bei Wochenenden, mehrtägige Kurse, Überbuchen mit Tasten – erklärt das Kapitel Kalender.
Das Kursformular
Ein Doppelklick auf den Kurstermin im Kalender öffnet das Kursformular, zum Beispiel „Schulung GK am 12.11.2026 bearbeiten“. Fehlt Ihnen das Recht Schulungen, können Sie es nur ansehen.
Nachgebaut – Beschriftung, Reihenfolge und Symbole stimmen mit HEROS überein. Links davon steht die Gruppe Speichern, rechts die Gruppe Aktionen mit den Druckbefehlen.
Oben im Formular stehen die Angaben zum Termin:
- Ort der Schulung: – erscheint im Kalender und auf den Unterlagen.
- Ausbilder: – zur Auswahl stehen Mitarbeiter, die als Ausbilder gekennzeichnet und mindestens bis zum Kursende angestellt sind. Wer an einem Kurstag eine Projektschicht hat, Urlaub hat oder selbst als Teilnehmer in einer anderen Schulung sitzt, fehlt in der Liste. Leitet der gewählte Ausbilder am selben Tag schon eine andere Schulung, erscheint ein Warndreieck; der Tooltip nennt den anderen Kurs. Ohne Auswahl steht dort „<extern>“.
- Anzeigen bei: – in wessen Kalenderzeilen der Termin zusätzlich erscheint. Der Ausbilder ist immer dabei.
- Web: – ob der Termin für die Web-Anzeige freigegeben ist. Mehr dazu unter Termine für die Website.
Plätze und Kapazität
Über der Liste steht „Buchungen (5 / 8)“: gebuchte, nicht stornierte Plätze und die Höchstzahl aus dem Kurskatalog. Beim Speichern schreibt HEROS diese Zahlen auch in den Kalendereintrag. Ist der Kurs überbucht, hängt HEROS ein Ausrufezeichen an, etwa „GK (9/8)!“.
Jede Zeile ist ein Platz:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| STATUS | Rote Flagge: Das Geburtsdatum fehlt, für diese Person lassen sich keine Dokumente drucken. Gelbe Flagge: Drucken geht, aber die private E-Mail fehlt. Grüne Flagge: alles da. Stornosymbol: Die Buchung ist storniert. |
| TEILNEHMER | Name der Person – oder „<noch nicht benannt>“ für einen gebuchten Platz ohne Namen |
| BELEG | Der Beleg, über den der Platz verkauft wurde. „<intern>“ steht bei eigenen Mitarbeitenden. Rot hinterlegt: Die Vorkasse-Rechnung ist noch offen. |
| FIRMA | Die buchende Firma |
| MODUL | Nur bei Kursen mit mehreren Modulen. Bei verkauften Plätzen legt der Beleg das Modul fest; ändern lässt es sich nur bei eigenen Mitarbeitenden. |
| PSA, ENGL | Leih-Ausrüstung bzw. mehrsprachige Unterlagen berechnen. Die Spalten erscheinen nur, wenn dafür Positionen in den Globalen Einstellungen hinterlegt sind. |
| ZUSATZ, ERFOLG | Für den Kursabschluss – siehe Kursabschluss und Druck |
Rechts neben der Liste sehen Sie die Daten der markierten Person mit Foto, Fisatnummer und Winda-ID, den Druckstatus und das Feld Bemerkung zur Buchung für Notizen zum Buchungsverlauf.
Teilnehmer buchen
Einem Platz einen Namen geben
- Die Zeile „<noch nicht benannt>“ markieren.
- Auf Zuweisen klicken – oder auf den Namen doppelklicken. Das Fenster „Teilnehmer buchen“ öffnet sich.
- Unter SUCHE eine vorhandene Person suchen. Mit nur in Kontakt beschränken Sie die Suche auf Personen der buchenden Firma.
- Gibt es die Person noch nicht, füllen Sie die Felder darunter aus – Name, Geburtsdatum, Adresse und die Ausweisnummern.
- Speichern klicken, danach das Kursformular speichern.
Beim Speichern ordnet HEROS die Person der buchenden Firma als Kursteilnehmer zu. Ist für die Person eine Fisatnummer hinterlegt, fragt HEROS beim Zuweisen den Stand bei FISAT ab (siehe FISAT-Abgleich).
Mit Bearbeiten ändern Sie die Daten der markierten Person. Sobald ein Ergebnis gespeichert ist, lässt sich der Teilnehmer hier weder austauschen noch bearbeiten.
Eigene Mitarbeitende
Mitarbeiter hinzufügen legt einen internen Platz an und öffnet gleich die Personenauswahl für Ihren eigenen Betrieb. Die Person erscheint danach unter Anzeigen bei, der Termin also auch in seiner Kalenderzeile. Bei Kursen mit mehreren Modulen schlägt HEROS das Modul vor, das zu den bisherigen Zertifikaten der Person passt.
Hinweise in der Spalte MODUL
Bei Kursen mit mehreren Modulen zeigt HEROS neben dem Modul ein Symbol, wenn etwas auffällt – etwa wenn eine Auffrischung nicht zum FISAT-Level der Person passt, der FISAT-Ausweis abgelaufen ist oder die bisherigen Zertifikate für ein anderes Modul sprechen. Der Tooltip erklärt den Fall. Ein Warndreieck bedeutet Fehlerverdacht, ein Info-Symbol einen Hinweis. Gebucht wird trotzdem; prüfen Sie die Buchung.
Stornieren
- Den Platz markieren und auf Stornieren klicken. Das geht nur bei verkauften Plätzen, solange kein Ergebnis eingetragen ist.
- Im Fenster „Buchungsstorno“ das Datum unter Storniert am: prüfen. Vorgeschlagen ist heute, höchstens aber der Kursbeginn.
- Übernehmen klicken. HEROS berechnet die Stornogebühr nach der Staffel und zählt den Platz nicht mehr mit.
Bei einer stornierten Buchung heißt der Knopf Storno bearbeiten. Damit ändern Sie das Datum oder nehmen den Storno zurück, indem Sie das Datum leeren.
Die Storno-Staffel
Die Staffel legen Sie in den Globalen Einstellungen im Bereich STORNOGEBÜHREN fest – mit Neue Gebühr je Stufe eine Zeile mit Tage und Prozent. Eine Stufe gilt, wenn der Storno höchstens so viele Kalendertage vor Kursbeginn liegt; es zählt die kleinste passende Stufe. Liegt der Storno weiter vorn als die größte Stufe, ist er kostenlos.
| Beispiel-Staffel | Wirkung bei einem Kurs für 400 € |
|---|---|
| 30 Tage – 25 % | Storno 20 Tage vorher: 100 € |
| 14 Tage – 50 % | Storno 10 Tage vorher: 200 € |
| 3 Tage – 100 % | Storno am Vortag oder am Kurstag: 400 € |
Welche Position die Stornogebühr im Beleg bekommt, steht in den Globalen Einstellungen unter Positionsautomatik bei Kursen bei Stornogebühr.
Buchung löschen
Buchung löschen entfernt einen Platz ganz – für Fehleingaben. Das geht nur ohne Ergebnis und ohne Storno. Für eine echte Absage des Kunden nehmen Sie Stornieren, damit Datum und Gebühr erhalten bleiben.
Anmeldebestätigung und Teilnehmerliste
Anmeldebestätigungen
- In der Gruppe Aktionen auf Anmeldebest. drucken klicken. Bestätigungen gibt es für alle verkauften, nicht stornierten Plätze – auch für Plätze ohne Namen. Ungespeicherte Änderungen speichert HEROS mit. Gibt es keinen solchen Platz, meldet HEROS „Es gibt noch keine Buchung, die bestätigt werden kann.“
- Das Fenster „Anmeldebestätigungen drucken“ zeigt je buchender Firma eine Zeile. Unter Email-Empfänger wählen Sie den Ansprechpartner, vorbelegt aus dem Beleg.
- Unter Druck wählen: Neue (nur Teilnehmer ohne Bestätigung), Alle oder Keine. Firmen, die schon alle Bestätigungen haben, stehen auf Keine.
- Drucken klicken. HEROS öffnet je Firma die Druckvorschau, aus der Sie drucken oder mailen, und hakt Anmeldebest. versandt ab.
Je Firma stehen die Teilnehmer mit Namen zuerst, die Plätze ohne Namen danach. Auf der Bestätigung für einen Platz ohne Namen steht im mitgelieferten Standardlayout „<noch nicht benannt>“ statt des Namens; ein eigenes Layout Ihres Betriebs lässt das Feld leer, bis es angepasst ist. Die Mail spricht von Teilnehmern, die noch benannt werden. So erfährt die Firma schon vor dem Namen, was für die Schulung gilt.
Für eine einzelne Buchung nehmen Sie rechts neben Anmeldebest. versandt den Knopf Einzeldruck – auch bei einem Platz ohne Namen, wenn er über einen Beleg verkauft und nicht storniert ist.
Weisen Sie einem Platz eine Person zu – auch einem schon bestätigten Platz ohne Namen –, nimmt HEROS den Haken zurück, solange die Schulung noch nicht begonnen hat. Die Buchung steht dann unter Neue, und die Firma bekommt die Bestätigung mit Namen. Ab Beginn der Schulung bleibt der Haken stehen: Ein Name, der erst am Kurstag feststeht, braucht keine neue Bestätigung. Bearbeiten nimmt den Haken nie zurück.
Teilnehmerliste
Teilnehmerliste drucken erstellt die Liste aller nicht stornierten Teilnehmer mit Kursname, Datum und Ausbilder. Ungespeicherte Änderungen müssen Sie vorher speichern; HEROS bietet das an. Sind Vorkasse-Kunden dabei, meldet HEROS „Vorkasse prüfen!“ mit den betroffenen Namen.
Speichern und Schließen
Nur Speichern speichert und lässt das Formular offen, Speichern & Schließen schließt es danach. Schließen Sie mit ungespeicherten Änderungen, fragt HEROS nach.
Vorkasse-Rechnungen
Ist in den Globalen Einstellungen unter Vorkasserechnung bei Kursen der Schalter Automatisch an, entwirft HEROS beim Schließen des Kursformulars die fälligen Vorkasse-Rechnungen und öffnet sie als „Rechnung erstellen (Vorkasse)“.
Termine für die Website
Welche Termine nach außen gehen, steuern Sie an drei Stellen:
- Web: im Kursformular – gibt den einzelnen Termin frei oder sperrt ihn.
- Ausbl. im Kurskatalog – blendet einzelne Module aus.
- PLANUNGMit Website synchronisieren – zeigt alle künftigen, freigegebenen Termine mit Beginn, Uhrzeit, Wochentagen, Ort und Belegung.
Im Fenster „Web-Anzeige der Kurstermine“ zeigt die Spalte TN die tatsächlichen Buchungen. In der Spalte TN Web können Sie eine höhere Belegung eintragen, als tatsächlich gebucht ist – etwa für reservierte Plätze. Die Spalte Status zeigt, was daraus folgt: „>5 Plätze“, die Zahl freier Plätze oder „ausgebucht“. Mit Speichern übernehmen Sie die Werte.
Ist für Ihren Betrieb eine direkte Übertragung auf die Website eingerichtet, heißt das Fenster „Kurse mit Webseite synchronisieren“. Dann markieren Sie die Termine, die erscheinen sollen, stellen die Farbschwellen Grün: > und Gelb: > für freie Plätze ein, wählen Preise und Tooltips und klicken Synchronisieren.
Als CSV-Datei exportieren gibt alle freigegebenen Kurstermine der nächsten zwölf Monate als Tabelle aus: Kalenderwoche, Startdatum, Tag, Bezeichnung, Dauer, Preis ab/bis, Höchstzahl, gebucht und frei.