Kontakte und Personen
Kontakte anlegen und pflegen
Kunden und Lieferanten anlegen, wiederfinden, aktuell halten – und sauber stilllegen, wenn die Zusammenarbeit endet.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Warum HEROS
Kontakt anlegen
- Unten in der Modulleiste Kontakte öffnen.
- KONTAKTENeuer Kunde oder Neuer Lieferant klicken. Es öffnet sich das Kontaktfenster.
- Unter Firma den vollständigen Namen eintragen. Speichern wird erst ab sechs Zeichen aktiv.
- Die Hauptadresse ausfüllen: Land, Straße, Nr., PLZ, Stadt.
- Bei Bedarf Telefon, Fax, Web und Tags ergänzen.
- Speichern & Schließen klicken.
Ansprechpartner legen Sie im Kontaktfenster über KundePersonen an – so geht es.
Hilfen beim Tippen
- Hausnummer: Tippen Sie „Hauptstraße 12“ ins Feld Straße, setzt HEROS die 12 selbst in das Feld Nr.
- Ort: Ist als Land Deutschland gewählt, füllt eine vollständige fünfstellige PLZ die Stadt aus.
- Telefonnummern bringt HEROS beim Verlassen des Feldes in eine einheitliche Form. Mehr dazu
Kunde, Lieferant oder beides
Ob ein Kontakt Kunde oder Lieferant ist, entscheidet sein Buchungskonto im Bereich Buchhaltung:
- Debitorkonto – der Kontakt ist Kunde.
- Kreditorkonto – der Kontakt ist Lieferant.
- Hat er beide, steht er im Auswahlbaum unter Kunden und unter Lieferanten.
Neben jedem Konto sitzt der Schalter AUTO. Ist er an, vergibt HEROS beim Speichern die nächste freie Nummer. Bei Neuer Kunde ist er für das Debitorkonto eingeschaltet, bei Neuer Lieferant für das Kreditorkonto. Ohne mindestens ein Konto speichert HEROS nicht und meldet „Buchungskonto fehlt“.
Die Kontaktnummer KNR dürfen Sie leer lassen, wenn ein Schalter AUTO an ist: Dann übernimmt HEROS beim Speichern die neu vergebene Kontonummer. Ein Kontakt ohne KNR fehlt in der Liste des Moduls Kontakte. Eine Nummer, die schon ein anderer Kontakt trägt, weist HEROS mit „Konflikt bei Kontaktnummer“ zurück.
Was das Kontaktfenster noch enthält
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Stammdaten | Firma, KNR, Tags, Ansprechp. (der Standard-Ansprechpartner), Web, Telefon, Fax. Filiale von erscheint nur, wenn Ihr Betrieb in den Globalen Einstellungen „Filialen nutzen“ eingeschaltet hat. |
| Infos | Soforthinweis und Bemerkungen zum Kunden |
| Verkauf & Rabatte | Preisstufe, Rabatte, Kreditlimit, Zahlung, Sperre (Vorkasse), Skonto, Sprache, Sammeln |
| Einkaufskonditionen | Einkaufslimit, UVP-Marge, Mindestwert, Skonto |
| Adressen | Hauptadresse und, falls angelegt, Lieferadr., Rechnungsadr. und sonstige – Adressen |
| Buchhaltung | Debitor- und Kreditorkonto, FremdKDNr., Sammelkonto, USt.-ID, USt.-Gruppe, E-Rechnung, Leitweg-ID |
| Bankverbindung | IBAN, BIC, Konto, BLZ, Bank |
Das Feld Email der Hauptadresse nutzt HEROS, wenn kein Ansprechpartner gewählt ist.
Kontakte finden
- Auswahlbaum: Alle Kontakte, Kunden, Lieferanten, je ein Knoten pro Tag und Sonstige. Unter Kunden, Lieferanten, den Tags und Sonstige jeweils Aktive, Inaktive, Gesperrte und Alle, mit Anzahl.
- Suchfeld über der Liste: findet auch Tags, obwohl die Spalte ausgeblendet ist.
- Wie viele Tag-Knoten der Baum zeigt, stellen Sie unter SONSTIGESMax. Tags ein.
Einen Kontakt öffnen Sie mit Doppelklick oder KONTAKTEBearbeiten.
Sperren, deaktivieren, löschen
| Aktion | Wo | Wirkung |
|---|---|---|
| Deaktivieren | KONTAKTEDeaktivieren | Der Kontakt steht unter „Inaktive“ und fehlt in den Auswahllisten. Rückgängig mit Aktivieren. |
| Sperren | Kontaktfenster, Knopf Gesperrt | HEROS bietet den Kontakt bei neuen Verkaufsbelegen und Bestellungen nicht mehr an. Ein gesperrter Kontakt lässt sich nicht zusätzlich deaktivieren. |
| Löschen | KONTAKTELöschen | Nur wenn der Kontakt nie verwendet wurde – kein Vorgang, kein Beleg, kein Dokument, kein Artikel, keine Buchung. Unwiderruflich. |
Wurde ein Kontakt schon verwendet, bietet Löschen stattdessen Deaktivieren oder Sperren an. Ansprechpartner, die nur zu dieser Firma gehören und an denen sonst nichts hängt, löscht HEROS mit dem Kontakt.
Brauchen Sie einen inaktiven Kontakt in einem Beleg, blenden Sie ihn in der Kundenauswahl mit dem Knopf Inaktive zeigen/verbergen ein. Speichern Sie einen Verkaufsbeleg oder Vorgang für ihn, wird er automatisch wieder aktiv.
Ansprechpartner bleiben verbunden
Das Deaktivieren beendet keine Zugehörigkeit. Im Personenfenster steht die Firma dann mit dem Zusatz „(inaktiv)“.
Viele Kontakte auf einmal deaktivieren
- SONSTIGESInaktive verwalten öffnen.
- Ankreuzen, was gesucht werden soll: Kunden, Lieferanten, Subunternehmer, Sonstige.
- Die Zahl der Monate eintragen („Anzeigen, wenn weder Wiedervorlage noch Beleg seit … Monaten“) und Suchen klicken.
- Die gewünschten Einträge auswählen und Deaktivieren klicken.