Verwaltung
Druckvorlagen und Report-Designer
Wie Ihre Belege, Listen und Zertifikate aussehen, legen Sie im Layoutdesigner fest. Briefvorlagen für Anschreiben speichern Sie direkt aus dem Textfenster.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Warum HEROS
Zwei Arten von Vorlagen
| Art | Wofür |
|---|---|
| Drucklayouts | Belege wie Angebot, Rechnung oder Lieferschein, Mahnungen, Lager- und Inventurlisten, Teilnehmerlisten, Zertifikate, Etiketten. Bearbeitet im Layoutdesigner. |
| Briefvorlagen | Freie Anschreiben an Kontakte und Personen. Bearbeitet im Textfenster – Briefvorlagen für Anschreiben. |
Wer darf Layouts bearbeiten?
Den Knopf Design bearbeiten in der Druckvorschau und den Knopf Bearbeiten im Bereich REPORTDESIGNER sehen bzw. nutzen nur Benutzer mit dem Recht Reports („Layout der Reports im Reportdesigner bearbeiten“). Den Schalter finden Sie in der Benutzerverwaltung in der Gruppe ALLGEMEIN. Reports ist ein geschütztes Recht: Sie können es sich nicht selbst geben und anderen nur, wenn Sie es selbst haben.
Nicht verwechseln
Der Schalter Vorlagen in der Benutzerverwaltung („Druckvorlagen auch für andere Benutzer ändern“) betrifft die Briefvorlagen, nicht die Drucklayouts.
Layout aus der Druckvorschau bearbeiten
Der übliche Weg: Sie öffnen einen echten Beleg oder eine Liste in der Druckvorschau und passen das Layout an. Dann sehen Sie im Designer gleich echte Daten.
- Den Beleg, die Liste oder das Zertifikat wie gewohnt in der Druckvorschau öffnen.
- Im Menüband der Druckvorschau in der Gruppe Layout auf Design bearbeiten klicken. Das Fenster Layoutdesigner öffnet sich.
- Texte, Positionen, Schriften oder Bilder ändern.
- Im Designer speichern – siehe Speichern, Varianten und Standardlayout.
- Designer schließen. Die Druckvorschau zeigt sofort das neue Layout.
Layout ohne Beleg bearbeiten
In einer neuen Installation gibt es oft noch keinen Beleg, kein Zertifikat und keine Inventur. Damit Sie trotzdem vorab gestalten können, öffnen Sie das Layout direkt:
- StammdatenGlobale Einstellungen öffnen und ganz nach unten zum Bereich REPORTDESIGNER scrollen.
- Im Feld Reportdesigner den Reporttyp wählen.
- Auf Bearbeiten klicken.
HEROS öffnet das Layout, mit dem gerade gedruckt würde – Ihr eigenes oder, solange es noch keines gibt, das mitgelieferte Standardlayout. Die Vorschau im Designer bleibt leer, weil keine Daten dahinterstehen; die Datenfelder stehen trotzdem vollständig zur Auswahl. Ein Layout, das Sie auf diesem Weg speichern, gilt für deutsche Dokumente.
Wählbar sind diese Reporttypen:
- Verkaufsbeleg (Angebot, AB, Rechnung, Lieferschein …), Mahnung, Bestellung
- Packzettel, Wareneingang, Entnahme, Retourenschein, Fertigung, Lagerliste, Inventurliste (einfach), Inventurliste (detailliert), Prüfprotokoll, Artikelkatalog
- Tätigkeitsnachweis (Stundenzettel), Leistungsverzeichnis
- Anmeldebestätigung, Teilnehmerliste, Zertifikat, Etikett 54101, SmartCard 5486 (Vorderseite), SmartCard 5486 (Rückseite)
Speichern, Varianten und Standardlayout
- Erstes Speichern: Das Fenster Layout speichern fragt nach einem Dateiname. Daneben steht die Sprache des Layouts (DE oder EN); sie ergibt sich aus dem geöffneten Dokument und lässt sich hier nicht ändern.
- Erneut speichern überschreibt das Layout unter demselben Namen.
- Unter neuem Namen speichern: Der Designer öffnet dann das Fenster Layout speichern unter und legt eine Variante an. Das bisherige Layout bleibt erhalten.
Welches Layout wird gedruckt?
Gibt es mehrere Varianten, druckt HEROS die oberste in der Sprache des Dokuments. Die Liste sehen Sie, wenn Sie in der Druckvorschau in der Gruppe Layout auf den Knopf mit dem Hinweis „Alternatives Layout laden“ klicken. Das Fenster Layout laden zeigt alle Varianten mit Dateiname, Sprache, Ersteller und Datum.
- Reihenfolge ändern: Zeilen per Drag & Drop verschieben. „Der oberste Eintrag wird als Standardvorlage verwendet.“ Die neue Reihenfolge speichert HEROS, sobald Sie auf Öffnen klicken.
- Einmalig anders drucken: Eine Variante auswählen und Öffnen klicken. Die Druckvorschau zeigt dann diese Variante.
Mitgelieferte Standardlayouts
Die meisten mitgelieferten Standardlayouts zeigen das Logo von HYPERACTIVES. Im Fuß und im Absender nennen sie fest die Angaben von HYPERACTIVES – zum Beispiel Mahnung, Bestellung, Anmeldebestätigung, Teilnehmerliste, Etikett 54101, SmartCard 5486 und der englische Verkaufsbeleg. Der deutsche Verkaufsbeleg trägt im Fuß Musterangaben. HEROS füllt diese Stellen nicht aus Ihren Firmenangaben. Solange Sie für einen Reporttyp kein eigenes Layout gespeichert haben, druckt HEROS also diese Angaben. Ersetzen Sie Logo und Angaben im Designer durch Ihre eigenen – die Angaben sind gewöhnlicher Text – und speichern Sie das Layout.
Sicher ausprobieren
- Vor größeren Änderungen eine Variante unter neuem Namen speichern.
- Danach im Fenster Layout laden prüfen, welche Variante oben steht, und die Reihenfolge bei Bedarf korrigieren.
- Einen Beleg zur Probe in der Druckvorschau ansehen, bevor Sie ihn verschicken.
Englische Dokumente
Ob ein Beleg deutsch oder englisch gedruckt wird, steht im Feld Sprache des Belegs. Für neue Belege übernimmt HEROS die Sprache aus dem Kontakt.
- Gibt es ein Layout in der Sprache des Belegs, nimmt HEROS dieses.
- Sonst nimmt HEROS das Standardlayout. Bei Verkaufsbelegen übersetzt es dabei die mitgelieferten Texte ins Englische; Texte, die Sie selbst in das Layout geschrieben haben, bleiben, wie sie sind.
So legen Sie ein eigenes englisches Layout an:
- Einen Beleg mit der Sprache Englisch in der Druckvorschau öffnen.
- Design bearbeiten klicken und das Layout anpassen.
- Speichern. HEROS legt das Layout mit der Sprache EN an; das deutsche Layout gleichen Namens bleibt unverändert.
Briefvorlagen für Anschreiben
Nachgebaut – Beschriftung, Reihenfolge und Symbole stimmen mit HEROS überein.
Anschreiben mit Vorlage schreiben
- SONSTIGESAnschreiben verfassen öffnet das Fenster „Korrespondenz erstellen“.
- Links unter Einstellungen die Vorlage, den Kontakt, die Adresse und bei Bedarf den Ansprechpartner wählen. Optional einen Dokumentname eintragen.
- Den Text schreiben und über Speichern & schließenAls PDF speichern oder Als Word-Datei speichern ablegen.
Eine Vorlage speichern
- Im Textfenster den Reiter Vorlagen öffnen und in der Gruppe Vorlage auf In System speichern klicken. Es öffnet sich die Vorlagenverwaltung.
- Für eine neue Vorlage auf das Plus-Symbol („Neue Vorlage anlegen“) klicken. Um eine bestehende Vorlage zu überschreiben, wählen Sie sie stattdessen in der Liste aus.
- Eine Bezeichnung mit mindestens 5 Zeichen eintragen.
- Bei Bedarf Als Standard ankreuzen – dann steht die Vorlage oben in der Auswahl.
- Öffentliche Vorlage ankreuzen, wenn alle Benutzer sie nutzen sollen. Ohne Haken sehen nur Sie die Vorlage.
- Speichern klicken. HEROS speichert den aktuellen Text als Vorlage.
Bezeichnung, Standard und Öffentlich ändern kann nur, wer die Vorlage angelegt hat – oder wer das Recht Vorlagen hat. Mit diesem Recht sehen Sie auch die privaten Vorlagen anderer Benutzer.