Vorgänge und Belege
Beleg erstellen: Kopf, Positionen, Texte
Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung und Gutschrift bearbeiten Sie im selben Belegfenster: links der Kopf mit Adressen und Texten, rechts die Positionen.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Buchhaltung & Belege
Das Belegfenster
Ob Sie ein Angebot, eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung oder eine Gutschrift schreiben – das Fenster ist immer gleich aufgebaut. Oben liegt der Reiter AKTIONEN, bei einer Auftragsbestätigung zum Beispiel so:
Nachgebaut – Beschriftung, Reihenfolge und Symbole stimmen mit HEROS überein.
- Vorschau öffnen zeigt den Beleg, ohne etwas zu speichern.
- Vorkasse erforderlich und Bestellbeleg hochladen gibt es nur bei der Auftragsbestätigung.
- Bei einer Rechnung heißt der Datumsknopf Zahlungsziel anpassen; dazu kommt Leistungsdatum ändern.
- Einzelpreise zurücksetzen rechnet die Preise der Artikel und den Rabatt der Kurszeilen nach den Kundenkonditionen neu – von Hand geänderte Werte gehen dabei verloren.
Der Belegkopf
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kontakt | Der Kunde. Gehört der Beleg schon zu einem Vorgang, ist er fest. |
| Adresse | Die Belegadresse, also der Empfänger im Belegkopf. HEROS besetzt sie je Belegart vor; bei der Rechnung ist das die Rechnungsadresse des Kontakts, wenn es eine gibt. |
| Lieferadr. | Liefer- bzw. Leistungsadresse: wohin die Ware geht, bei Leistungen der Ort der Leistung |
| RE-Adresse | Nur bei der Auftragsbestätigung: an welche Adresse die Rechnungen später gehen |
| Leist.-Empf. | Nur bei Rechnungen: der Leistungsempfänger, wenn er vom Kontakt abweicht |
| Person | Ihr Ansprechpartner beim Kunden; er bestimmt die Anrede |
| Ihr Zeichen, Vom | Bestellzeichen und Bestelldatum des Kunden. Gedruckt als „Ihr Zeichen … vom …“; Lieferschein, Rechnung und Rechnungskorrektur übernehmen beides. |
| Sprache | Deutsch oder Englisch – siehe Englische Belege |
| USt. | Der Steuertyp; änderbar nur bei Rechnung und Gutschrift |
| Betreff | Der Text über den Positionen. Das Symbol am Feldende füllt ihn mit dem Standardtext der Belegart und der passenden Anrede. |
| Endtext | Der Text unter den Positionen. Das Symbol am Feldende füllt ihn mit dem Standardtext, bei Rechnungen samt Zahlungsbedingung. |
| Skonto, bis Tage | Skonto für diesen Beleg; bei Rechnungen aus der Auftragsbestätigung übernimmt HEROS die Werte aus dem Kontakt |
Positionen
Über der Positionsliste fügen Sie Zeilen hinzu:
- Leistung hinzu – eine Projektleistung aus Ihren Vorlagen
- Artikel hinzu – ein Artikel aus dem Lager
- Kurs hinzu – Plätze in einem Kurs (siehe Schulungen)
- Sonstiges hinzu – sonstige Positionen wie Versand oder Fahrtkosten
- Freitext – eine Textzeile ohne Preis; bei der Gutschrift steht an dieser Stelle Gutschrift
- Als Vorlage speichern – speichert eine Leistungszeile als neue Vorlage für künftige Belege
- Zeile löschen
Die Spalten heißen Nummer, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt und SUMME. Den längeren Text zur markierten Zeile schreiben Sie links in den Zeilenuntertext; bei Artikelzeilen erzeugt HEROS ihn selbst. Stunden und Pauschalen zählen Sie in Viertelschritten.
Auf einer Rechnung lassen sich keine Artikel und keine Kurse hinzufügen; die kommen nur über die Auftragsbestätigung – siehe Rechnung aus der Auftragsbestätigung.
Welche Menge zählt?
Maßgeblich ist immer die Zahl in der Spalte Menge des Belegs. Aus ihr rechnet HEROS die SUMME der Zeile (Menge × Einzelpreis, abzüglich Rabatt), die Belegsumme, die Umsatzsteuer, den Ausdruck, die E-Rechnung und die Buchung.
Bestellt ist nicht berechnet
Auf Lieferschein und Rechnung kann die Menge von der Auftragsbestätigung abweichen – etwa bei einer Teillieferung oder wenn statt einer Stunde 14,75 Stunden geleistet wurden. Berechnet wird, was auf der Rechnung in der Spalte Menge steht, nicht die ursprünglich bestellte Menge. Prüfen Sie diese Spalte deshalb vor jedem Druck.
Optionale Positionen
Eine Zeile mit Menge 0 druckt HEROS auf Angebot und Auftragsbestätigung als Wahlposition: Statt der Menge steht „pro“, statt des Betrags „optional“. Sie geht nicht in die Summe ein.
Enthält eine Rechnung solche Zeilen, fragt HEROS beim Drucken, ob Sie sie trotzdem ausgeben möchten. Nein lässt sie weg, Abbrechen bricht den Druck ab.
Produkte mit Stückliste
Hat ein Artikel eine Stückliste mit Häkchen Belegausgabe, setzt HEROS beim Einfügen direkt darunter die Zeile „- bestehend aus den Komponenten“. Sie hat weder Menge noch Preis, trägt im Druck keine Positionsnummer und gehört fest zu ihrem Produkt: Sie wandert beim Verschieben mit und wird mit ihm gelöscht. Allein löschen dürfen Sie sie jederzeit. Mehr dazu
Entwurf speichern
Mit Entwurf speichern legen Sie Angebot, Auftragsbestätigung oder Rechnung zur Seite, ohne sie zu drucken. Ein Entwurf hat noch keine Belegnummer (in der Belegliste steht „<offen>“) und zählt für Kurs- und Rechnungsstatus noch nicht als Auftrag oder Rechnung. Im Vorgang holen Sie ihn mit Entwurf bearbeiten zurück.
Keinen Entwurf gibt es bei Gutschrift und Rechnungskorrektur sowie bei Rechnungen mit Kurspositionen – diese Belege erzeugen Sie in einem Zug.
Hinweise beim Erstellen
- Unten links warnt ein rosa Balken „Kreditlimit (…) überschritten“ oder „Verkauf mit Verlust“.
- Unter Belegprüfung sehen Sie EK gesamt, Marge und Deckungsbeitrag des Belegs.
- Enthält eine Auftragsbestätigung oder Rechnung Artikel, aber keine Versandkosten, fragt HEROS vor dem Druck nach.
- Eine Zeile ohne Text lässt sich nicht drucken: „Für eine oder mehrere Positionszeilen wurde kein Zeilentext eingegeben.“
Englische Belege
- Im Belegkopf unter Sprache Englisch wählen. Der Kontakt muss dafür schon gewählt sein.
- Betreff und Endtext über das Symbol am Feldende neu füllen – dann kommen die englischen Standardtexte.
- Drucken wie gewohnt. Belegart und Beschriftungen erscheinen auf Englisch, etwa „Offer“, „Order Confirmation“ oder „Invoice“.
Für Kunden, die immer englische Belege bekommen, stellen Sie im Kontakt unter Verkauf & Rabatte die Sprache auf „englisch“. Neue Belege übernehmen das. Folgebelege behalten die Sprache ihres Vorgängers; eine Kopie nimmt die Sprache des Kontakts.