Lager und PSA-Prüfung
Prüfinventur und Prüfprotokoll
Bei der Prüfinventur gehen Sie ein Set Stück für Stück durch und halten den Zustand fest. Daraus druckt HEROS das Prüfprotokoll mit Prüfer und Unterschrift.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Lager & PSA-Prüfung
Die Knöpfe zur Prüfung
Alles zur Prüfung finden Sie im Reiter Lagerorte in der Gruppe Lagerprüfung – oder per Rechtsklick auf ein Lager im Baum:
Nachgebaut – Beschriftung, Reihenfolge und Symbole stimmen mit HEROS überein. Läuft am Lager schon eine Inventur, heißt der erste Knopf „Inventur fortsetzen“. Der zweite und der letzte Knopf erscheinen nur, wenn sie gerade möglich sind.
Ein Set prüfen
Die vollständige Prüfung eines Sets ist eine Prüfinventur: Jeder Prüfartikel bekommt einen Zustand.
- Im Lagerbaum das Set, die Projektkiste oder das Kundenset wählen.
- Vollinventur beginnen klicken. Das Fenster „Prüfinventur durchführen“ öffnet sich, das Lager ist ab jetzt gesperrt.
- Mit Prüfdetails einblenden die Prüfartikel aller Artikel aufklappen.
- Je Prüfartikel den Zustand wählen und Seriennummer und Baujahr prüfen. Bei Bedarf Inventarnummer und Bemerkung zum Artikelzustand ergänzen. Bei Artikeln ohne Prüfpflicht bietet die Spalte Zustand nur „vorhanden“ und „fehlt“.
- Ein Prüfartikel, der noch nicht in HEROS steht: Artikelzeile markieren und Prüfartikel hinzufügen klicken. Ein ganz neuer Artikel kommt über Hinzufügen in der Gruppe Artikel auf die Liste.
- Bei Artikeln, die nicht einzeln geführt werden, die gezählte Menge unter Ist eintragen.
- Inventur buchen klicken.
HEROS prüft vor dem Buchen, ob jeder Prüfartikel einen Zustand hat bzw. „vorhanden“ oder „fehlt“. Fehlt etwas, meldet HEROS „Prüfliste unvollständig“ und zeigt danach nur noch die Artikel mit fehlenden Angaben. Danach prüft HEROS die Nummern – siehe unten.
Fehlende Prüfartikel nacherfassen
Stehen zu einem Bestand weniger Prüfartikel in HEROS, als Bestand gebucht ist, füllt die Inventur die Liste mit leeren Zeilen bis zum Bestand auf. Für jede leere Zeile gilt:
- Liegt das Stück vor, tragen Sie seine Nummer und den Zustand bzw. „vorhanden“ ein. Damit wird es ein Prüfartikel.
- Fehlt es, wählen Sie „fehlt“. Es verlässt mit der Buchung den Bestand. Eine Nummer braucht es dafür nicht.
Hängen an einem Artikel mit Bestand 0 noch aktive Prüfartikel, zeigt die Inventur die Zeile mit Soll 0. Bestätigen Sie diese Prüfartikel oder melden Sie sie als „fehlt“. Prüfartikel löschen gilt nur für Prüfartikel, die Sie in dieser Inventur neu hinzugefügt haben; alle anderen melden Sie als „fehlt“.
Nummern prüfen
Jeder Prüfartikel braucht eine Seriennummer oder Inventarnummer, und die Kombination aus Seriennummer, Baujahr und Inventarnummer gibt es je Artikel nur einmal. Zur Regel
- Schon beim Öffnen markiert HEROS jeden Verstoß an der Zelle Seriennummer, Baujahr oder Inventarnummer des Prüfartikels. Der Hinweis an der Zelle nennt den Grund, etwa wo dieselbe Kombination schon steht.
- Eine Prüfinventur lässt sich erst buchen, wenn kein Prüfartikel im Bestand gegen die Regel verstößt. Die Meldung „Nummern der Prüfartikel“ nennt die betroffenen Prüfartikel. Zwischenspeichern bleibt möglich.
- Gelöst wird jeder Verstoß mit einer Inventarnummer am Prüfartikel; bei Artikeln mit Kästchen Seriennummer tragen Sie die fehlende Seriennummer ein.
Nach dem Buchen
- legt HEROS einen Inventurbeleg an und öffnet die detaillierte Inventurliste zum Drucken – mit Inventarnummer und, bei Artikeln ohne Prüfpflicht, „vorhanden“ oder „fehlt“ statt des Zustands,
- stehen in den Details des Lagers das neue Datum unter Geprüft am und Ihr Name unter Prüfer BGG,
- ist das Lager wieder frei.
Haben Sie für die Inventurliste eine eigene Druckvorlage gespeichert, druckt HEROS diese unverändert. Inventarnummer und „vorhanden“/„fehlt“ erscheinen dann erst, wenn Sie die Vorlage anpassen.
Fehlende Prüfartikel gleich ersetzen
Haben Sie Prüfartikel als „fehlt“ oder „entsorgen“ gebucht, fragt HEROS: „Fehlende Artikel ersetzen?“ Mit Ja öffnet sich ein automatischer Entnahmevorschlag aus dem Verkaufslager in genau dieses Set. Seriennummern eintragen, buchen – das Set ist wieder vollständig.
Unterbrechen und fortsetzen
Eine Prüfung muss nicht in einem Zug fertig werden:
- Zwischenspeichern (in der Gruppe Inventurliste) speichert den Stand und schließt das Fenster. Der Stand steht allen Benutzern zur Verfügung.
- Zwischenspeichern & Drucken speichert ebenso und druckt eine Zählliste für die Arbeit am Regal.
- Weiter geht es mit Inventur fortsetzen – HEROS lädt den gespeicherten Stand.
- Inventur abbrechen verwirft alle zwischengespeicherten Listen und gibt das Lager frei.
Zusätzlich sichert HEROS die Liste während der Arbeit selbst. Nach einem Absturz bietet es beim nächsten Öffnen an, die lokale Sicherung wiederherzustellen.
Teilprüfung
Mit Teilinventur/Prüfung durchführen prüfen Sie nur einen Teil eines Sets, etwa die Prüfartikel, die gerade vom Einsatz zurück sind. Das Fenster heißt „Teilinventur (Check) durchführen“.
- Gebucht werden nur die Prüfartikel, denen Sie einen Zustand bzw. „vorhanden“ oder „fehlt“ geben. Alle anderen bleiben unverändert, auch leere Zeilen bleiben im Bestand.
- Der Bestand ändert sich nur um das, was Sie bearbeitet haben: Neu hinzugefügte Prüfartikel kommen dazu, als „fehlt“ gemeldete gehen ab.
- Die Nummern prüft HEROS nur bei den bearbeiteten Prüfartikeln; Verstöße der übrigen bleiben an der Zelle markiert.
- „Geprüft am“ und „Prüfer BGG“ ändern sich dabei nicht – sie gehören zur letzten vollständigen Prüfinventur.
- Der Knopf erscheint nur bei Lagern mit Bestand außer dem Verkaufslager und nicht, solange am Lager eine Inventur läuft.
Alle Sets eines Kunden prüfen
- Im Lagerbaum unter Kundensets mit der rechten Maustaste auf den Namen des Kunden klicken.
- Teilprüfung (alle Sets) wählen. Das Fenster zeigt die Prüfartikel aller Sets des Kunden.
- Je Prüfartikel den Zustand festlegen. Liegt ein Prüfartikel in Wahrheit in einem anderen Set, wählen Sie das richtige Set in der Spalte Kundenset. Neu hinzugefügte Prüfartikel brauchen dort immer eine Angabe.
- Inventur buchen klicken. HEROS bucht für jedes Set einen eigenen Inventurbeleg.
Hat der Kunde mehrere Sets, führt dieser Weg nur Artikel mit Prüfpflicht. Nummernverstöße zeigt er an, bucht aber trotzdem; bereinigen Sie sie in der Prüfinventur des einzelnen Sets. Nur eine fehlende Seriennummer bei Artikeln mit Kästchen Seriennummer müssen Sie vorher eintragen.
Prüfprotokoll drucken
Es gibt drei Wege zum Prüfprotokoll:
| Knopf | Was gedruckt wird |
|---|---|
| Prüfprotokoll für Lager | Der aktuelle Bestand des gewählten Lagers mit dem Datum der letzten vollständigen Prüfinventur. Ohne eine solche Prüfung meldet HEROS „Vorgang nicht möglich“. |
| Prüfprotokoll (alle Sets) | Per Rechtsklick auf den Kundennamen: alle Sets eines Kunden in einem Protokoll. |
| Prüfprotokoll aus Inventur | Den Stand einer bestimmten Prüfinventur. Markieren Sie dazu rechts unter Lagerbelege den Inventurbeleg; der Knopf steht auch im Rechtsklick-Menü der Belegliste. |
Das Protokoll zeigt den Prüfer, das Prüfdatum und eine Protokollnummer mit Barcode. Je Artikel folgen Anzahl, Bezeichnung, Hersteller, Herstellernummer, CE und DIN-EN, je Prüfartikel Seriennummer, Baujahr und Zustand mit Farbmarke. Unten stehen Ort, Datum und die Unterschrift. Im Protokoll für das Lager fehlen Prüfartikel mit „entsorgen“ oder „fehlt“.
Läuft am Lager gerade eine Inventur, druckt HEROS den Stand vor ihrem Beginn und weist darauf hin.
Prüfer und Unterschrift
Als Prüfer setzt HEROS den Mitarbeiter ein, mit dessen Benutzer die Prüfinventur gebucht wurde – beim Protokoll für das Lager die letzte vollständige Prüfinventur, beim Protokoll aus einer Inventur genau diese. Seine Unterschrift druckt HEROS als Bild mit.
Die Unterschrift hinterlegen Sie im Mitarbeiter-Datensatz im Reiter Sonstiges als Bild, am besten als PNG mit 24 oder 32 Bit. Mit Hintergrund freistellen macht HEROS einen hellen Hintergrund durchsichtig.
Mit dem eigenen Benutzer buchen
Bucht ein Kollege die Prüfinventur für Sie, steht sein Name und seine Unterschrift im Protokoll. Melden Sie sich deshalb selbst an, wenn Sie die Prüfung verantworten.
Das Aussehen des Protokolls lässt sich als Druckvorlage anpassen. Mehr in der Verwaltung
Die nächste Prüfung planen
HEROS rechnet keine Prüffristen und erinnert nicht von selbst an die nächste Prüfung. In den Details des Lagers sehen Sie nur, wann zuletzt vollständig geprüft wurde.
Legen Sie den nächsten Termin deshalb direkt nach der Prüfung selbst an:
- als Wiedervorlage in einem Vorgang – Vorgänge und Belege
- oder als Termin im Kalender – Kalender und Planung