Kontakte und Personen
Dubletten finden und zusammenführen
Dieselbe Person zweimal angelegt? HEROS warnt schon beim Erfassen und führt doppelte Datensätze mit allen Kursen, Zertifikaten und Firmen zusammen.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Warum HEROS
Warum Dubletten stören
Eine Person soll es in HEROS nur einmal geben. Ist sie doppelt angelegt, verteilen sich ihre Kurse und Zertifikate auf zwei Datensätze: Erinnerungen an ablaufende Zertifikate gehen ins Leere, und beim nächsten Kurs weiß niemand, welcher Datensatz der richtige ist.
Die Warnung beim Erfassen
Sobald Nachname und Vorname ausgefüllt sind und Sie das Feld verlassen, vergleicht HEROS den Namen mit allen Personen. Gibt es ähnliche Namen, erscheint rechts neben Nachname ein Warnsymbol. Fahren Sie mit der Maus darüber, zeigt HEROS unter „Gefundene Duplikate“ die ähnlichen Namen.
Die Warnung sehen Sie im Personenfenster und im Fenster „Kontaktpersonen verwalten“. Prüfen Sie dann, ob es die Person schon gibt – im Fenster „Kontaktpersonen verwalten“ wählen Sie sie über das Feld SUCHE aus, statt sie neu anzulegen. So geht es
Groß- und Kleinschreibung, Umlaute (ä/ae) und Akzente spielen beim Vergleich keine Rolle.
Wie streng HEROS vergleicht
Die Empfindlichkeit stellen Sie im Programmmenü unter StammdatenGlobale Einstellungen, Gruppe PERSONEN, Feld Duplikatkontrolle ein (Recht „Settings“):
| Wert | Wirkung |
|---|---|
| 0 | Keine Prüfung |
| 1 | Nur exakt gleiche Namen |
| 2 bis 6 | Sinnvoller Bereich: je höher, desto mehr Tippfehler werden toleriert |
Gilt pro Arbeitsplatz
Den Wert speichert HEROS für den Windows-Benutzer auf dem jeweiligen PC, nicht für den ganzen Betrieb. Stellen Sie ihn deshalb auf jedem Arbeitsplatz ein, an dem Personen erfasst werden.
Duplikate bereinigen
- Im Modul Personen eine der beiden Personen markieren.
- SONSTIGESDuplikate bereinigen klicken. Links steht diese Person als Person A.
- Rechts unter Person B den Doppelgänger auswählen. Solange nichts gewählt ist, steht im Feld, wie viele mögliche Duplikate HEROS gefunden hat.
- Beide Seiten vergleichen: Personendaten, Aktivitäten (Schulungsteilnahmen, erworbene Zertifikate, Belegverknüpfungen), Kontakte und Bild. „(neuer)“ markiert den später angelegten Datensatz.
- In der Mitte je Feld entscheiden: Schalter aus übernimmt den Wert von A, Schalter an den von B. HEROS schlägt B überall dort vor, wo A leer ist.
- Auf das Speichern-Symbol unten in der Mitte klicken.
Findet die Liste zu wenig oder zu viel, ändern Sie oben rechts den Wert Algorithmus (höhere Werte finden mehr). Personen mit gleicher WINDA-ID oder FISAT-Nummer schlägt HEROS immer vor.
Mit Auto-Suche springt HEROS zum nächsten möglichen Paar im ganzen Bestand – praktisch, um nach einem Import einmal alles durchzugehen.
Was beim Zusammenführen passiert
- Person A bleibt mit den gewählten Werten. Person B wird gelöscht.
- Kursbuchungen, Zertifikate, Dokumente, Belege und Ansprechpartner-Einträge von B gehen auf A über.
- A behält alle Firmen von A und B. Gehören beide derselben Firma an, ist die Zugehörigkeit aktiv, wenn eine der beiden aktiv war; die Rollen werden vereinigt, Seit nimmt das frühere Datum.
- Der Schalter Firmen entscheidet nur für diese gemeinsamen Firmen, wessen Firmenangaben gelten – Mail, Telefon, Abteilung, Funktion: „von A“, „von B“ oder je Feld vom neueren Datensatz („neuere“).
Nicht rückgängig zu machen
HEROS fragt vor dem Zusammenführen nicht nach. Prüfen Sie vorher, ob A und B wirklich dieselbe Person sind – gleiche Namen bei verschiedenen Geburtstagen sind oft zwei Menschen.